Potwierdzanie faktur jest niezbędne dla każdej firmy; obejmuje to opłaty za kontrole krzyżowe otrzymane lub rozliczone kwotami zapłaconymi lub otrzymanymi.Większość systemów księgowych jest zautomatyzowanych, ale zdarzają się sytuacje, w których może być konieczne ręczne sprawdzanie faktur. Małe firmy mogą ręcznie sprawdzać wszystkie faktury, które działają tak długo, jak istnieje system kontroli i równowagi, aby ograniczyć nieuczciwość pracowników.
Przychodzące faktury
Jeden pracownik powinien skompilować faktury po przybyciu, oddzielić je od dostawcy i zweryfikować je osobiście lub przekazać je pracownikowi odpowiedzialnemu za indywidualne konto. To, czy faktura jest ważna zależy od kilku czynników, dlatego ważne jest, aby każdy z nich znalazł się we właściwej lokalizacji. Pracownik musi następnie sprawdzić każdą pozycję, zarejestrować rachunek i przesłać fakturę do zapłaty. Osoby odpowiedzialne za weryfikację faktur nigdy nie powinny mieć dostępu do środków na płatności.
Faktury wychodzące
Przed wysłaniem pocztą wszystkie faktury wychodzące powinny zostać sprawdzone pod kątem dokładności. Podczas gdy jedna osoba lub wydział może być odpowiedzialny za wprowadzanie przedmiotów, w tym opłaty za sprzedaż i usługi, przydzielone koszty pracy oraz wszelkie materiały i materiały używane na dane stanowisko. Każda faktura powinna zostać sprawdzona z powiązanym kontem klienta w celu zwiększenia zadowolenia klienta poprzez dokładne fakturowanie i zmniejszenie kosztów pracy spowodowanych korektą faktury.
Płatności
Po zatwierdzeniu faktur są one przekazywane do jednostki lub departamentu w celu przetwarzania płatności. Absolutnie konieczne jest, aby osoba odpowiedzialna za weryfikację faktur nie miała dostępu do funduszy płatniczych. Ten system kontroli i równowagi zapewnia, że pracownicy nie mają możliwości wykonywania czeków, płacenia nieistniejących lub sfałszowanych faktur ani wykonywania innych nieuczciwych praktyk.
Sprawozdania
Po otrzymaniu lub wysłaniu wyciągu należy je sprawdzić za pomocą każdego klienta lub faktury dostawcy, aby zapewnić dokładność. Firmy działające na zasadzie ściśle ręcznej muszą wdrożyć skuteczny system archiwizacji; wszystkie faktury muszą zostać skopiowane w razie potrzeby i złożone pod nazwą klienta lub dostawcy. Po nadejściu komunikatów oddzielna osoba lub dział powinien sprawdzić, czy każde obciążenie i płatność są dokładnie wyświetlane na wyciągu. Oddzielenie działu walidacji oświadczeń od działów faktur i płatności zapewnia dalszą dokładność i zniechęca do nieuczciwych zachowań.
