Coraz częstsze przechowywanie towarów w celu przyczynienia się do nich jest często łatwiejsze niż zmusić ich do rozstania z gotówką. Jeśli masz energiczny zespół wolontariuszy, który pomoże ci zarekwirować przedmioty na Twoją cichą aukcję, nagrody za drzwi lub ubrania dla Twoich klientów, musisz wysłać je dobrze przygotowane do ich zadań. Będą potrzebować referencji, skryptu, opisu tego, czego szukają i dokumentacji dotyczącej dokumentacji darowizn.
Ustawiać
Zaplanuj wydarzenie lub program, na który potrzebujesz darowizn. Jeśli twój hodowca lub projekt nie ma jasnego zestawu celów i strategii działania, twoi wolontariusze nie będą wiedzieli, jakie rzeczy chcesz. Jest to szczególnie ważne, gdy zbiera się towary zamiast gotówki. Nie możesz dostać złego rodzaju gotówki, ale możesz łatwo skończyć z tonami podarowanych rzeczy, których nie możesz użyć.
Ustal cele dla programu zbierania darowizn. Dowiedz się, ile przedmiotów musisz zdobyć i dokładnie opisaj, czym są te przedmioty i jak będą używane. Bardzo ważne jest, aby wolontariusze zrozumieli, jak planujesz wykorzystać darowizny, aby mogli odpowiedzieć na pytania dawców.
Skontaktuj się z wieloma firmami, do których możesz uzyskać adresy i nazwiska menedżerów. Wyślij list z informacją, jakiego rodzaju darowizny szukasz i poinformujesz ich, że zostaną odwiedzeni przez wolontariusza.
Napisz prosty skrypt do użycia, gdy poprosisz o darowiznę. Ćwicz je z wolontariuszami, dopóki nie będą z tym zadowoleni. Wolontariusze z doświadczeniem w sprzedaży sprawią, że scenariusz stanie się ich własnym. Ci, którzy są mniej pewni siebie, nie będą mieli problemów ze słowami, gdy zbliżą się do właścicieli sklepów.
Zatrudnij wolontariuszy, którzy kochają Twoją organizację i którzy będą zachwyceni ofertami przedmiotów na Twoje wydarzenie lub program. Zwróć szczególną uwagę na osoby z wykazanymi umiejętnościami w sprzedaży, jeśli możesz je zdobyć. Osoba, która lubi takie rzeczy, będzie robić dwukrotnie więcej w połowie czasu.
Twórz poświadczenia dla swoich wolontariuszy, które łatwo identyfikują je do właścicieli sklepów i menedżerów. Plakietka lub karta pomaga wyeliminować obawy potencjalnych dawców, którzy mogą się zastanawiać, czy wolontariusze są zgodni z prawem.
Twórz i drukuj dzienniki donacji, które wolontariusze mogą wykorzystywać do rejestrowania datków pochodzących od firm, w tym imion i nazwisk, adresów, numerów telefonów i e-maili z kontaktami. Te informacje pomogą księgowemu wygenerować rekordy i pokwitowania oraz dodać je do bazy danych naszych dawców. Utwórz prosty formularz pokwitowania, który wolontariusz może przekazać również do sklepu z darczyńcami.
Zbliża się Darczyńcy
Odwiedź sklepy, z których chcesz pobrać dotacje na odzież i porozmawiaj bezpośrednio z menedżerem. Wielu menedżerów ma uprawnienia do przekazywania darowizn towarów bezpośrednio lokalnym organizacjom non-profit. Jeśli tego nie zrobią, skierują cię do właściciela lub, w większych sklepach, do osoby, która ma prawo do przekazania takiej darowizny.
Zapytaj o to, co chcesz. Wyjaśnij, w jaki sposób będą używane przedmioty. Jeśli są wykorzystywane bezpośrednio przez uczestników programu, wyjaśnij, dlaczego potrzebują ubrań. Jeśli zostanie wykorzystany jako nagroda lub przedmiot aukcji, wyjaśnij, w jaki sposób przedmiot zwiększy liczbę zbieranych funduszy i jakie publiczne uznanie otrzymasz od wydarzenia.
Zaproponuj alternatywę, jeśli menedżer lub właściciel niechętnie oddaje darowizny. Pieniądze są zawsze alternatywą dla darowanego przedmiotu, a wielu czuje się bardziej komfortowo, dokonując tego rodzaju darowizny.
Dokładnie wypełnij dziennik dawcy i pokwitowanie. Zapakuj dokładnie podarowany przedmiot do transportu. Nie pozwól, aby Twoi wolontariusze wrzucali do samochodu odzieżowe darowizny. Powinny zawsze traktować podarowane ubrania ostrożnie, aby uniknąć ich plamienia lub pomarszczenia.
Poproś dawcę, aby skierował cię do innych firm lub przyjaciół, którzy mogliby dać twoją sprawę. Czasami fakt, że jeden sklep z odzieżą przekazał darowiznę, może zachęcić kogoś innego do dopasowania lub przekroczenia darowizny konkurenta. Czasami dawca zapyta; dobrze jest powiedzieć im, co dali inni. Upewnij się, że wolontariusze dostarczają podarowane przedmioty na składowisko i kompletnie wypełniają dzienniki. Nie zapomnij podziękować wolontariuszom i wydać wydrukowane certyfikaty uznania pod koniec kampanii. Rozpoznaj wybitne wysiłki publicznie. Następnie rzuć imprezę dla wolontariuszy, aby powiedzieć "Dzięki".
