Niezależnie od tego, czy jesteś nową organizacją non-profit, która chce zmienić świat, czy małą grupą próbującą zebrać fundusze na mundurki szkolne, przyjmowanie i przetwarzanie darowizn pieniężnych może być trudne. Pozytywnie nastawieni inwestorzy nie potrzebują wiele, aby dostać się do poważnej ciepłej wody z IRS, więc skorzystaj z porad w tym przewodniku, aby zaoszczędzić czas i wysiłek poprzez ustanowienie rygorystycznych praktyk finansowych. Dowiedz się, jak przetwarzać darowizny gotówkowe, otwierać konto czekowe i korzystać z Internetu do obsługi prezentów gotówkowych, aby Twoja grupa mogła pomagać innym, zamiast powtarzać, w jaki sposób podejmowane są wysiłki grupy.
Otwórz konto bankowe w imieniu swojej organizacji lub przyczyny. Zazwyczaj wymaga to dokumentacji, dlatego należy zabrać ze sobą kartę, regulaminy, akty założycielskie i inne rodzaje dokumentów, które mogą być wykorzystane jako dowód misji i zasad organizacji.
Upoważnij dwóch osób podpisujących dla wszystkich transakcji gotówkowych z Twoim kontem bankowym. Ten "wymagany podwójny podpis" nie kosztuje więcej, ale znacznie pomaga zarówno darczyńcom, jak i członkom, że Twoja organizacja jest na dobrej drodze.
Sporządź standardowy "formularz darowizny pieniężnej" i wymagaj od każdego dawcy, aby za każdym razem naliczał składkę. Formularz ten powinien zawierać imię i nazwisko dawcy, adres i inne dane kontaktowe, miejsce na kwotę gotówkową, datę i powinien również określać wszelkie warunki, na podstawie których darowizna - w całości lub w części - jest dozwolona jako odpis podatkowy. Dodaj linię do podpisu osoby akceptującej darowiznę.
Zakwalifikuj każdy prezent pieniężny, aby upewnić się, że pasuje on do misji Twojej organizacji. Upewnij się, że nie ma żadnych "łańcuchów" i że nie ma konfliktu interesów ani nie jest to zgodne z domniemanym wkładem, zanim twoja grupa je zaakceptuje.
Zgadzam się na standardową metodę przetwarzania darowizn w postaci wkładów finansowych. Użyj tak zwanego systemu obliczania oburęcznego, wymagającego co najmniej dwóch członków grupy, aby mogli zobaczyć każdą transakcję w polu darowizny. Fizyczna kontrola tych skrzynek musi być rygorystycznie monitorowana. Zachowaj szczegółowy zapis czasu, dat i liczby osób, przelewy, wpłaty lub innego rodzaju przenoszenia środków z pudełka darowizny.
Ustaw limity raportowania dla darowizn gotówkowych, aby stworzyć prawne kontrole i salda. Niektóre grupy wymagają uzgodnienia, zanim ustalona kwota może zostać zaakceptowana (np. 1000 USD), aby niektóre szczególne zainteresowania były monitorowane w imieniu grupy.
Rozważ wykorzystanie usługi innej firmy, takiej jak Pay Pal, do przetwarzania prezentów gotówkowych. Żadna strona internetowa nie jest wymagana (choć wiele klubów uważa, że link do Pay Pal można łatwo połączyć za pośrednictwem linku na stronie głównej), a kibice mogą bezpiecznie przekazywać darowizny ze swoich banków lub kart kredytowych. Ścieżka papierowa jest obszerna i łatwa w użyciu. Pay Pal może również skonfigurować automatyczne miesięczne subskrypcje dla częstych odbiorców.
Skonfiguruj arkusze kalkulacyjne programu Excel (lub innego programu bazodanowego), aby śledzić wszystkie wpływy gotówkowe. Rozbijaj darowizny w gotówce, czeki, transakcje kartą kredytową, wpływy z Pay Pal i wpływy z dochodów dodatkowych, aby mieć informacje o tym, skąd pochodzi gotówka grupy na przyszłe działania marketingowe.
Współpracuj z bankierem lub księgowym, jeśli członkostwo nie zawiera członka zespołu, który jest komfortowy w zakresie finansów. Zawsze wysyłaj list z podziękowaniami do osób, które dostały prezenty natychmiast po otrzymaniu darowizny pieniężnej. Ta dodatkowa informacja, wysłana w odpowiednim czasie, przypomina dawcy o wkładzie, mówi o wdzięczności grupy i przygotowuje grunt pod przyszłe kampanie.
