Notatka z raportu na stronie przekazu działa podobnie do listu motywacyjnego. Pomyśl o tym jako o osobistej treści dla czytelnika. Napisz, co powiesz odbiorcy, jeśli przekażesz mu raport osobiście, ale najpierw zbierz myśli.
Zanim napiszesz, musisz dokładnie określić, co chcesz powiedzieć. Zidentyfikuj swoich odbiorców i oceń ich konkretne potrzeby i potrzeby. Rozważ te punkty podczas opracowywania notatki przekazania i reszty raportu lub propozycji.
Zaadresuj notatkę dotyczącą przekazania za pomocą prostego formatowania memo. Jeśli Twoja organizacja ma szablon notatek, użyj go. Jeśli nie, użyj tej konfiguracji jako punktu wyjścia:
MEMORANDUM
Do: Nazwisko i tytuł odbiorcy Od: Twoje imię i tytuł Data: Data włączenia raportu Temat: Nazwa raportu
Napisz oświadczenie otwarcia. "Oto raport, o który prosiłeś w sprawie …" na przykład. To nie musi być długo. Kilka prostych zdań wykona zadanie. Użyj formatu bloków biznesowych dla tego akapitu i pozostałej części notatki. Umieść twarde odbicie lub spację między poszczególnymi akapitami, ale nie tabuluj ani nie wciskaj przed rozpoczęciem nowej sekcji.
Napisz akapit wprowadzający. Opisz zakres raportu, dokładnie to, co on obejmie i jak zebrałeś twoje informacje.
Napisz treść notatki. Wyjaśnij, jak użyteczny będzie raport dla czytelnika. Przedstaw swoje główne wnioski i wyróżnij interesujące wyniki lub rozdziały o szczególnym znaczeniu dla odbiorców. Wszelkie informacje, które sprawią, że raport będzie bardziej przydatny lub dostępny dla twojego czytelnika, mogą być zawarte w tej sekcji. Możesz nawet chcieć zasugerować dalsze badania.
Skomponuj akapit zamykający. Napisz krótką notatkę podziękowań dla swojego czytelnika i potwierdź każdą ważną pomoc otrzymaną od współpracowników. Jak również zaoferuj wyjaśnienie wszelkich punktów lub wykonaj dalsze prace, jeśli to konieczne.
Sprawdź dokument pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych.
Poproś współpracownika, któremu ufasz, o sprawdzenie swojej pracy. Jej świeże oczy zmienią zdanie i literówki.
Wprowadź niezbędne zmiany i dołącz sugestie korektora.
Włóż wypełnioną notatkę przekazania do reszty raportu. Umieść go tuż przed spisem treści i po stronie tytułowej raportu.
Wskazówki
-
Na koniec zapisz notatkę dotyczącą przekazu i innych prefektalnych części raportu, ponieważ odnoszą się one do reszty dokumentu.
Ostrzeżenie
Notatki przekazu są używane tylko w dokumentach wewnętrznych. Jeśli raport jest przeznaczony dla odbiorców spoza firmy, takich jak potencjalni klienci, zamiast tego napisz list z przekazem. Informacje będą takie same, ale używaj formowania listów biznesowych w celu zaadresowania twojego dokumentu.
