Faktura to narzędzie komunikacji, które informuje klientów o tym, co im przekazano, ile kosztuje i jak powinni zapłacić. Faktury mogą być tak proste, jak odręczny arkusz z kilkoma zapisami lub mogą być wyrafinowanymi, profesjonalnie skomputeryzowanymi dokumentami. Jasne i pełne informacji faktury podnoszą wiarygodność Twojej firmy wśród klientów. Pomagają również w zarabianiu wcześniej niż później, informując klientów, kiedy oczekują od nich zapłaty.
Numery faktur
Faktury są zapisywane w kolejnej kolejności, a numer faktury pomaga zlokalizować konkretną fakturę lub odnieść się do niej w sekwencji. Jeśli faktury nie są skomputeryzowane, należy je złożyć w kolejności ich wystawiania, aby móc łatwo znaleźć potrzebną fakturę. Jeśli kupisz klocki faktur, które wypełniasz ręcznie, otrzymają one wstępnie wydrukowane numery, a faktury zostaną powiązane razem, więc nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności, aby utrzymać je w porządku. Jeśli tworzysz skomputeryzowane faktury za pomocą oprogramowania takiego jak QuickBooks lub Square, program wykona pracę za ciebie i wystawi twoje faktury w porządku.
Jeśli chcesz odnieść się do faktury, np. Jeśli klient ma pytanie dotyczące płatności lub jeśli otrzymałeś czek i chcesz oznaczyć fakturę jako zapłaconą, po prostu wyszukaj ją według numeru faktury. Możesz rozpocząć sekwencję faktur dowolną liczbą, więc nawet jeśli piszesz swoją pierwszą fakturę, możesz nadać jej wyższy numer, aby Twoja firma wyglądała na bardziej ugruntowaną.
Co powinno znajdować się na fakturze?
Oprócz numeru faktury faktura powinna zawierać wszystko, czego potrzebujesz, aby przekazać klientowi niezbędne informacje, abyś mógł otrzymać zapłatę. Oprócz faktycznego powiadomienia o należnej kwocie faktura jest również przydatnym narzędziem referencyjnym dla klientów, którzy muszą wiedzieć, co otrzymali iw jakiej ilości. Uwzględnij na fakturze:
- Nazwa, adres, numer telefonu i adres e-mail firmy.
- Data wystawienia faktury lub data dostarczenia produktu. Użyj jednego systemu randkowego lub innego, ale bądź konsekwentny.
- Nazwa klienta i adres rozliczeniowy.
- Adres wysyłki Twojego klienta.
- Ilość każdej zamówionej pozycji, nazwa lub numer inwentarzowy każdej zamówionej pozycji, cena jednostkowa każdej zamówionej pozycji i całkowita cena każdej pozycji, obliczona poprzez pomnożenie ilości przez cenę jednostkową.
- Łączna kwota należna za wszystkie pozycje na fakturze.
- Podatek obrotowy należny, jeśli dotyczy.
- Warunki płatności, takie jak gotówka przy odbiorze lub netto 15 (15 dni do zapłaty).
Używanie faktur do szybkiej płatności
Trochę przemyśleń i staranności podczas tworzenia faktur może pomóc szybciej i konsekwentniej zarabiać. Im wcześniej prześlesz fakturę, tym szybciej klient będzie wiedział, ile zapłacić i kiedy płatność jest należna. Chociaż terminy płatności, takie jak czas między dostawą a płatnością, są zazwyczaj negocjowane z wyprzedzeniem, wskazanie tych warunków w jasny i widoczny sposób na fakturze może służyć jako przydatne przypomnienie. Jeśli Twój klient jest opóźniony w płatnościach za poprzednie faktury, w tym łączna kwota należna z bieżącej faktury może przyspieszyć płatność, zapisując klienta na etapie sprawdzania poprzednich sald należności.
