Oficjalne pisma biznesowe wymagają określonego protokołu, bez względu na intencję listu. W większości przypadków pismo firmowe powinno być zwięzłe i krótkie, zazwyczaj pasujące do jednej strony. Chociaż powinieneś używać czystego, formalnego stylu pisania, istnieje kilka przypadków, w których używanie skrótów jest odpowiednie, aby zaoszczędzić zarówno przestrzeń, jak i czas.
Prefiksy i wyróżnienia
Oczekuje się, że zarówno przedrostki, jak i słowa honoru będą skrócone w zwrotach grzecznościowych iw innych miejscach w liście. Na przykład list firmowy zaczynał się od "Drogi panie Johns", a nie "Drogi panie Johns". Liczby mnogie wszystkich prefiksów i haseł również są skrócone, takie jak "Messrs" dla wielu męskich odbiorców i "Mses" dla wielu kobiet biorców.
Nazwy firm
Zarówno nagłówek, jak i "adres wewnętrzny" będą zawierały nazwy firm - nazwy nadawcy i adresata. Może nie być właściwe skracanie jakiejkolwiek części nazwy firmy, chyba że nazwa firmy jest zarejestrowana pod skrótem. Na przykład, jeśli firma jest zarejestrowana jako "Motts, Inc.", możesz użyć "Inc." w wewnętrznym adresie bez określenia "Włączone". Podobnie, nie zastępuj "&" dla "i", chyba że jest częścią nazwy firmy.
Adresy
W przeciwieństwie do frontu koperty, stan powinien być zapisany, gdy jest częścią nagłówka, nagłówka lub adresu wewnętrznego. Na przykład, jeśli firma odbiorcy znajduje się w Seattle, adres wewnętrzny będzie oznaczał "Seattle, Washington 98101".
Powszechnie używane skróty
PostScript, który jest dodatkowym oświadczeniem następującym po zamknięciu litery, jest zawsze wyrażany za pomocą skrótu "P.S." Jeśli dołączasz dodatkowe dokumenty wraz z listem, można je podać, wypisując "Załączniki", a następnie liczbę dokumentów lub skrót "Enc.". pod twoim podpisem. RSVP jest akceptowanym skrótem, gdy poprosisz odbiorcę o odpowiedź na Twój list.
Tematy i maszynistki
Pod listem biznesowym można podać pod datą skrót "Re" dla "Odnośnie", a następnie krótkie stwierdzenie tematu. Jeśli list jest podpisany w imieniu kogoś innego, skrót "p.p." może być użyty. Na przykład, jeśli sekretarka napisze list w imieniu swojego pracodawcy, maszynistka może podpisać list i dołączyć jej podpis "p.p." i dodać pod nią nazwisko jej pracodawcy. "P.p." oznacza łacińskie wyrażenie "per procurationem". Skrót "cc" tradycyjnie oznacza "kopię węgla", ale może również oznaczać "kopię uprzejmości". W obu przypadkach oznacza to, że wysłano wiele kopii listu i podaje nazwiska osób, do których te kopie zostały wysłane.
