Dokładne zestawienie pracy jest kluczem do nawiązania udanego związku między Twoją firmą a wykonawcą serwisowym. Ustalenie jasnych oczekiwań serwisowych przed rozpoczęciem licytacji może pomóc uniknąć nieporozumień, które są najczęstszą przyczyną awarii usług serwisowych, zgodnie z witryną FacilitiesNet. Po wygraniu przetargu negocjuj warunki i pisz jasną, dobrze zdefiniowaną umowę serwisową.
Wymagania serwisowe
Zastąp tradycyjne umowy dotyczące poziomu usług oparte na danych wejściowych, które są widoczne w większości umów o świadczenie usług, z wymaganiami dotyczącymi konserwacji opartymi na wynikach. W przeciwieństwie do umów o poziomie usług, które zazwyczaj zawierają zarówno listę zadań, jak i wymaganych materiałów, wymagania dotyczące obsługi określają zarówno wynik, jak i kluczowe wskaźniki wydajności, ale pozwalają wykonawcy określić, jakie kroki i materiały są niezbędne do osiągnięcia celu. Wymogi oparte na wynikach są szczególnie ważne, jeśli zlecasz usługi lub usługi związane z utrzymaniem sprzętu, ponieważ brakuje Ci wewnętrznej wiedzy lub umiejętności.
Parametry kontraktu
Określ parametry, które umożliwiają efektywne administrowanie kontraktem. Na przykład, umieść klauzulę definiującą system zleceń pracy, który zapewnia, że personel odpowiedzialny za konserwację nie akceptuje wniosków o alimenty bezpośrednio od pracowników, a także zapewnia sposób monitorowania wydajności wykonawcy i pilnych lub awaryjnych żądań obsługi technicznej. Dodaj klauzulę określającą, kto jest odpowiedzialny za dostarczenie i opłacenie narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonania prac konserwacyjnych.
Ustal priorytety sytuacji awaryjnych i czasów odpowiedzi
Zapobieganie awariom związanym z obsługą techniczną przez uwzględnienie zapotrzebowania na dyżury po godzinach i priorytetowe traktowanie czasów reakcji po godzinach, w zależności od stopnia pilności. W zależności od wymagań serwisowych możesz ustawić oczekiwanie tylko na dzień powszedni lub taki, który wymaga, aby wykonawca był dostępny 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, 365 dni w roku. Priorytetowe wezwania po godzinach należy traktować jako rutynowe, pilne lub awaryjne, a także ustawić czasy odpowiedzi dla pilnych i awaryjnych zgłoszeń serwisowych. Na przykład należy zakwalifikować nieprawidłowo działającą klimatyzację jako pilną i wymagać, aby personel serwisowy na miejscu był na miejscu i pracował nad naprawą w ciągu dwóch godzin.
Opisz model płatności
Wybierz strukturę płatności, która działa dla Ciebie i kontrahenta. Połączenie płatności o stałej i zmiennej opłacie sprawdza się w przypadku większości umów serwisowych. Użyj modelu płatności o stałej opłacie do rutynowych, bieżących czynności serwisowych i zmiennego modelu płatności dla pilnych i awaryjnych wezwań awaryjnych na dyżurze i po godzinach. Na przykład, zwiększ stałą opłatę o 10 procent za pilne rozmowy po godzinach i 20 procent za połączenia alarmowe. Dodaj model zwrotu kosztów, jeśli planujesz zwrócić wykonawcę za wszystkie lub część dostarczonych narzędzi i materiałów.
