Wiele firm ogranicza dostęp do niektórych budynków lub części budynków, które pracownicy muszą wprowadzić, aby wykonywać swoje zadania. Firma może wydać klucz pracownikowi, który umożliwia jej dostęp do zastrzeżonego obszaru. Przed wydaniem klucza firma może zażądać od pracownika podpisania umowy zawierającej klucze, która zawiera zasady dotyczące właściwego użycia klucza i kar za niewłaściwe użycie.
Odpowiedzialność
Umowa z kluczowymi wykonawcami może ustanowić odpowiedzialność za uszkodzone meble i sprzęt w strefie ograniczonej. Może to obejmować umyślne działania, takie jak pracownik używający klucza do otwarcia drzwi, aby nieupoważniona osoba mogła wejść do budynku i niezamierzone działania, takie jak niedbałe pozostawienie otwartych drzwi po opuszczeniu budynku przez pracownika.
Powielanie
Umowa typu keyholder może zakazać powielania klucza przez pracownika. Niektóre klucze zawierają własne ograniczenia dostępu, takie jak klucze elektroniczne, ale klucz metalowy, który nie zawiera innych funkcji zabezpieczeń, jest względnie prosty i tani do powielenia. Według University of Denver, pracodawca może podjąć decyzję o wszczęciu postępowania karnego przeciwko pracownikowi, który duplikuje klucz bez pozwolenia.
Zastąpienie
Jeśli pracownik utraci klucz, umowa z kluczowymi pracownikami może określić, co pracownik musi zrobić, aby uzyskać nowy klucz. Umowa może stanowić, że pracownik musi zgłosić utracony klucz w określonym czasie, na przykład na jeden dzień. Pracodawca może naliczyć grzywnę w wysokości 20 USD, zanim przekaże pracownikowi nowy klucz. Pracodawca może nadal naliczać tę grzywnę, nawet jeśli szkoda nie jest winą pracownika, ponieważ ktoś ukradł klucz. Jeśli budynek podlega silniejszym ograniczeniom w zakresie bezpieczeństwa, pracodawca może również potrzebować zmienić zamki w budynku, aby pracownik mógł również zapłacić za wymianę zamka, co może być znacznie droższe.
Powrót
Umowa z kluczowymi pracownikami obejmuje warunki, które wymagają od pracownika zwrotu klucza, jeśli pracodawca prosi o jego zwrot, ponieważ pracodawca jest właścicielem klucza. Jeśli firma zdecyduje się na wypowiedzenie pracownika lub przypisanie go do pracy w innym budynku, pracownik musi zwrócić klucz osobie lub działowi, które określa umowa kluczowa. Jeśli pracownik opublikuje kluczową wpłatę, gdy firma przekaże jej klucz, pracownik otrzyma zwrot depozytu, gdy zwróci klucz. Jeśli osoba odpowiedzialna za klucze nie zwraca klucza w terminie określonym w umowie, umowa może stwierdzać, że osoba odpowiedzialna za klucze musi zapłacić kluczową opłatę zastępczą, a także koszty wymiany zamka.
