Organizowanie zasiłków zajmuje dużo czasu, ale jest to bardzo satysfakcjonujące osiągnięcie, gdy zasiłek się powiedzie. Ale zanim cokolwiek zaplanujesz, określ rodzaj korzyści, które zorganizujesz. Jeśli przeprowadzasz cichą aukcję, będziesz potrzebować darowanych dzieł sztuki; jeśli jest to wydarzenie związane z muzyką, ktoś musi skontaktować się z najlepszymi lokalnymi wykonawcami, którzy zwykle rezerwują od dwóch do trzech miesięcy wcześniej. Każdy wybór powoduje inne problemy logistyczne.
Wstępne planowanie
Określ, ilu wolontariuszy jest wymaganych. Liczby mnożą się wykładniczo, jeśli planujesz uroczystą galę z wyszukanymi posiłkami i napojami, które trzeba skonfigurować, serwisować i ponownie rozkładać.
Wybierz miejsce. Weź pod uwagę czynniki wpływające na frekwencję - na przykład bliskość transportu publicznego. Zrób krótką listę trzech lub czterech opcji.
Określ, ile pieniędzy zostanie podniesionych i w jaki sposób zostanie osiągnięty cel.
Delegowanie szczegółów
Uzyskaj zobowiązania z wybranego miejsca i wszystkich uczestniczących wykonawców. Im bardziej skomplikowane wydarzenie, tym dalej musisz zaplanować; dwa do sześciu miesięcy to norma.
Zrekrutuj komitet przyjaciół, współpracowników i znajomych biznesowych, aby poradzić sobie z różnymi aspektami tego wydarzenia. Zaplanuj cotygodniowe spotkania, aby śledzić planowanie i wyeliminować wszelkie problemy z ostatniej chwili.
Poszukuj sponsorów, aby pochłonęli koszty związane z korzyściami, od nagród w drzwiach po żywność i systemy PA. Większość sponsorów wymieni usługi w zamian za promocję.
Postaraj się załatwić swój skład komisji, sponsora i miejsca w ciągu pierwszych kilku miesięcy organizowania. Zacznij szukać wolontariuszy.
Pobieranie słowa
Podejdź do kontaktów z prasą, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach. Jeśli miejsce nie jest dostępne, przygotuj się do przesłania półstronicowego komunikatu prasowego zawierającego szczegółowe informacje. Sprawdź transmisję na żywo na żywo ze strony wydarzenia ze swoją lokalną stacją radiową.
Przygotuj odpowiednie materiały pokazowe, w tym ulotki, ulotki i plakaty, aby wolontariusze mogli się z nich wydostać. Upewnij się, że wiedzą, gdzie legalnie przyklejać ulotki i plakaty.
Stwórz stronę internetową, aby odpowiedzieć na pytania dotyczące korzyści. Dołącz do głównych sponsorów, spis wydarzeń i działań oraz sposób pozyskiwania funduszy.
Refleksja nad sukcesem
Usiądź ze swoją komisją po imprezie, aby omówić, co zadziałało lub nie. Śledź swoich sponsorów i uzyskaj ich opinie.
Wyślij karty lub list z podsumowaniem, aby podziękować wolontariuszom.
Opublikuj drobne szczegóły na stronie internetowej, w tym ile pieniędzy zebrano, jak radził sobie beneficjent i - jeśli utworzyłeś stałe wydarzenie - szczegóły, które przyszli wolontariusze i sponsorzy muszą znać przygotowując się na przyszły rok.
