Archiwizacja dokumentów jest przechowywaniem dokumentacji, która nie jest już aktywnie wykorzystywana, ale organizacje muszą zachować tę dokumentację jako typ rekordu historycznego. Zazwyczaj organizacje i firmy archiwizują dokumenty, ale osoby mogą również archiwizować dokumentację z różnych powodów. Szereg zagadnień i metod związanych z archiwizacją dokumentów. W niektórych przypadkach organizacja będzie miała zestaw dobrze zdefiniowanych zasad zarządzania dokumentacją, w ramach której organizacja przedstawi procedurę archiwizacji. Organizacje mogą stosunkowo łatwo archiwizować różne typy mediów, w tym elektroniczne.
Cel, powód
Organizacje archiwizują dokumenty z różnych powodów, w większości przypadków odnosząc się do ogólnego celu lub roli organizacji. Często organizacje archiwizują dokumentację, ponieważ ma ona znaczenie kulturowe lub historyczne. Ewentualnie firma może mieć powód prawny lub finansowy, aby zachować wiarygodny zapis wcześniejszej dokumentacji, dla której archiwizacja jest najskuteczniejszą metodą zarządzania.
Rozważania
Każda organizacja, która potrzebuje archiwizacji dokumentów, musi dokładnie rozważyć swoje procedury. Decydowanie o tym, jaka dokumentacja ma zostać zarchiwizowana, zarówno pod względem przeszłych, jak i bieżących operacji, jest oczywiście najważniejszym czynnikiem. W przypadku bieżącej dokumentacji organizacji, organizacja może uzyskać jakiś harmonogram archiwizacji. Metody archiwizacji również się różnią, a postępy technologii komputerowej wprowadziły wiele nowych narzędzi, oferujących w wielu przypadkach wydajne i opłacalne rozwiązania.
Przybory
Od 2011 roku zwiększyły się narzędzia do archiwizacji dokumentów, dając firmom większe możliwości archiwizacji przy niższych kosztach. Organizacje mogą korzystać z archiwizacji oprogramowania jako narzędzia, nie tylko dla dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, ale również dla dokumentacji papierowej i innych nośników. Organizacje mogą skanować lub konwertować elementy nie-cyfrowe do przechowywania w formie elektronicznej, zmniejszając ilość fizycznej przestrzeni potrzebnej do efektywnego przechowywania danych.
Ryzyka
Zagrożenia są nieodłączne w każdym systemie archiwizacji dokumentów, a organizacje muszą je uwzględnić, gdy tworzą zasady archiwizacji organizacyjnej. Korzyści z przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej są ważne tylko wtedy, gdy archiwa są bezpieczne. Organizacje muszą zatem stosować odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony stabilności i bezpieczeństwa archiwum, którego narzędzia i usługi archiwizacji dotyczą w różny sposób.
Korzyści
Korzyści wynikające z posiadania efektywnego systemu archiwizacji dokumentów wzrosły wraz z pojawieniem się rozwiązań technologicznych. Zapisy elektroniczne zajmują mniej przestrzeni fizycznej, aw niektórych przypadkach mogą nawet nie znajdować się w głównym budynku firmy lub organizacji. Na przykład niektóre organizacje mogą korzystać z zewnętrznej usługi zarządzania dokumentami. Kolejną zaletą korzystania z rejestrów elektronicznych jest to, że organizacje mogą łatwo i szybko udostępniać zarchiwizowane treści w razie potrzeby, często w przeszukiwalnych formatach elektronicznych.
