Rozpoczynając nową organizację, budując zespół lub definiując projekt, ważne jest, aby wiedzieć, jaki jest cel i zakres. Dokument użyty do wyjaśnienia tego jest nazywany dokumentem czarterowym.
Czym jest dokument Karty?
Karta jest formalnym dokumentem, który przypomina mapę drogową organizacji i zespołu. Obejmuje to, kto jest zaangażowany, jakie są cele, kto ma władzę nad tym, co i kogo oraz czy istnieje cykl życia grupy lub projektu, gdy jest on kompletny.
Ćwiczenie historyczne
Dokumenty karty istnieją od średniowiecza. Magna Carta, która pochodzi z 1215 roku, wyjaśniła rolę króla Anglii, ustanawiając prawa dla baronów, innych właścicieli nieruchomości i Kościoła.
Na przestrzeni dziejów czartery były cennymi dokumentami określającymi prawa organizacyjne i projektowe, a także, co należy zrobić. Od czarterowanych firm obdarzonych władzami królewskimi, które postanowiły odkryć nowy świat poprzez dokumenty dyktujące prawa kolonialne, wczorajsze karty są podobne do dzisiejszych dokumentów organizacyjnych.
Czym jest Karta Projektu?
Karta projektu nie tylko określa ambicje i graczy w projekcie; chroni zespół przed przerażającym "zasięgiem", który powoduje, że wiele projektów staje się niesfornych.
Karta sporządzana jest przed planem projektu; zawiera szczegółowe cele i cele projektu. Obejmuje również tło projektu, wyjaśniające jego cel i to, co musi osiągnąć. Karta określa zakres projektu i określa, jakie są rezultaty, zadania, za które jest odpowiedzialny zespół, oraz miejsca pracy, których zespół nie oczekuje. Ta ostatnia ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania "pełzaniu zakresu", które może prowadzić do coraz większych obowiązków, co ostatecznie może zagrażać terminom.
Karta powinna również dyktować przywództwo, interesariuszy i członków zespołu. Przedstawione zostaną najważniejsze daty projektu i budżetu, a także ryzyka i założenia, a także zależności i ograniczenia. Musi wyjaśnić poziom uprawnień kierownika projektu, w tym czy jest w stanie zatrudnić lub zwolnić pracowników. Wreszcie, powinien ustanowić plan gry komunikacyjnej, zawierający parametry określające, jak szybko oczekuje się odpowiedzi na zapytania.
Karta projektu powinna zostać podpisana przez głównych interesariuszy i zarząd. Powinno to zmniejszyć nieporozumienia i zapewnić silne przewodnie światło dla życia projektu. Jest to również sposób na "sprzedaż" projektu kierownictwu do zatwierdzenia.
Pisanie karty dobrego zespołu
Podobnie jak karta projektu, karta zespołu powinna zapewnić to samo dla każdego zespołu. Składniki są podobne, ale są stosowane raczej w zespole niż w projekcie.
Pozwoli to wyjaśnić, dlaczego zespół jest tworzony i jakie projekty będzie on prowadził, nakreślając cele dla przyszłości zespołu i wyjaśniając parametry do pomiaru sukcesu zespołu.
Karta jasno określi role - kto jest odpowiedzialny, co pociąga za sobą ich autorytet, kim są członkowie zespołu, jakie umiejętności wszyscy wnoszą do stołu i jak najlepiej te umiejętności wykorzystać. Dokument ten zbada budżet przydzielony zespołowi, a także zasoby, którymi dysponuje. Określa również sposób przeprowadzania audytów wewnętrznych i przeglądów postępów w projektach zespołu, a także przeprowadzania ewaluacji zespołu i jego częstotliwości. Należy również wymienić metody komunikacji i oczekiwania.
Dobra karta drużynowa powinna pomóc w ograniczeniu nieporozumień do minimum i utrzymać zespół skupiony na swoich celach.
Czartery jako siły przewodnie
Dokument czarterowy wyjaśnia struktury władzy, ustanawia plany komunikacji i służy jako orientacyjny przewodnik po budżetach i przydziałach. Wszystko to może być postrzegane jako hamowanie, zanim jeszcze zaczną. Jednak karta pomaga chronić projekty i zespoły, określając wytyczne i jasne aspiracje, a także ograniczenia dotyczące oczekiwań i ról. Dobrze napisany dokument czarterowy zapewni i ochroni zakres zespołów, projektów i organizacji.
