Ustanowienie buy-in
Proces portfela projektów to metoda, która może zmaksymalizować potencjał wyjściowy wszystkich projektów podejmowanych przez daną organizację w danym momencie, z zastrzeżeniem ograniczonych ograniczeń zasobów. Przed rozpoczęciem działań związanych z zarządzaniem portfelem projektów, ustanów środowisko zrozumienia i współpracy pomiędzy kluczowymi decydentami w Twojej organizacji. Proces tworzenia portfela projektów może obejmować zakończenie bieżących projektów, które mogą zakończyć się sukcesem i na czas, na korzyść projektów, które mają większy wpływ gospodarczy lub strategiczny na twoje operacje. Ważne jest, aby menedżerowie rozumieli tę koncepcję, aby uniknąć jakichkolwiek uczuć urazy, gdy tak się stanie. Wspieranie postawy zespołowej w stosunku do wyboru projektów zamiast identyfikowania małych grup pracowników z konkretnymi projektami. Pozwoli to uniknąć poczucia odrzucenia w zespołach projektowych, które są ponownie przydzielane lub dzielone między nowe projekty.
Priorytet
Podczas procesu zarządzania portfelem projektów, będziesz przydzielać zasoby, w tym czas, pieniądze, produktywność pracowników i technologię, tym projektom, które najbardziej przyczyniają się do rentowności Twojej firmy. Przed rozważeniem jakichkolwiek konkretnych projektów, opracuj listę priorytetów, na podstawie których można oceniać każdy z nich. Nieustannie monitoruj swoją listę priorytetów i dostosuj ją do zmieniających się celów strategicznych i zmieniających się klimatów biznesowych. Elementy, według których można priorytetywać projekty, mogą obejmować koszt, wkład do przychodów, wpływ na marketing, ramy czasowe i osiągnięcie określonych celów.
Określ pojemność i popyt
Wszystkie organizacje mają do czynienia z problemem wykorzystania ograniczonych zasobów w najbardziej efektywny sposób. Zbierz informacje o zasobach i zapotrzebowaniu na zasoby każdego projektu przed użyciem listy priorytetów, aby określić, które projekty podjąć. Całkowite zapotrzebowanie na zasoby wszystkich wybranych projektów nie może przekroczyć zasobów Twojej firmy. Na przykład, jeśli Twoja firma ma dziesięć komputerów i dwadzieścia pracowników dostępnych do pracy nad projektem, nie możesz wybrać portfela projektów, który wymaga dwudziestu trzech pracowników i jedenaście komputerów. Ograniczenia budżetowe są również dużym czynnikiem przy określaniu optymalnego zestawu projektów.
Zoptymalizuj portfolio projektów
Uzbrojony w listę priorytetów i informacji związanych z przepustowością zasobów i zapotrzebowaniem na zasoby w ramach poszczególnych projektów, jesteś teraz gotowy wybrać zestaw projektów do podjęcia, które zwiększą strategiczne znaczenie dla Twojej firmy. Należy pamiętać, że projekty, które nie zostały wstępnie wybrane, niekoniecznie są eliminowane; projekty o mniejszym znaczeniu mogą być realizowane, gdy zasoby zostaną uwolnione dzięki realizacji projektów o wyższym priorytecie.
Istnieje kilka pakietów oprogramowania, które pomogą Ci w procesie tworzenia portfela projektów, ale w przypadku prostszych portfeli projektów drzewo decyzyjne może zostać wykorzystane do określenia wszystkich możliwości związanych z kombinacją wybranych projektów. Kliknij link na końcu tego artykułu, aby zobaczyć przykład drzewa decyzyjnego projektu.
Najpierw wymień każdy projekt wraz z jego całkowitymi kosztami i wymaganiami dotyczącymi pracowników, technologii i innych zasobów. Następnie wyodrębnij projekty, które uzyskają najwyższą ocenę zgodnie z priorytetami projektu, a następnie wybierz portfel projektów do poddania. Pamiętaj, że całkowite zapotrzebowanie na zasoby wszystkich wybranych projektów musi być mniejsze niż całkowita pojemność zasobów. W miarę jak nowe projekty są wprowadzane do twojej organizacji, a wraz z bieżącymi projektami, powróć do procesu portfela projektów, aby zdecydować, które nowe projekty zasługują na nowo dostępne zasoby w oparciu o zaktualizowaną listę priorytetów i zasoby zasobów.
