Zarządzanie wiedzą, KM, systemy zwiększają niezawodność informacji poprzez dodawanie danych kontekstowych i relacji do przechowywanych dokumentów. Sześć etapów zarządzania wiedzą obejmuje tworzenie, przechwytywanie, analizowanie, indeksowanie, przechowywanie i rozpowszechnianie informacji. Dodając informacje do dokumentów, poprzez tagi lub analizę semantyczną i tematyczne ontologie - terminy używane do opisu i reprezentowania obszaru wiedzy - użytkownicy mogą szybciej znaleźć kompletne odpowiedzi.
Business Intelligence
Specjaliści od wywiadu gospodarczego zbierają informacje z wielu źródeł, aby zrozumieć konkurentów swojej firmy, rynek i klientów. Część pracy analityka biznesowego wymaga przekazywania aktualnych informacji decydentom. System KM pozwala analitykowi szybko tworzyć znaczące raporty, wyodrębniając tylko istotne dane i źródła z przechowywanych dokumentów na podstawie słów kluczowych, kontekstu i informacji o relacjach dodanych jako znaczniki do przechowywanych danych.
Zarządzanie projektem
Kilka aspektów zarządzania projektami korzysta z doświadczeń i wniosków wyciągniętych z poprzednich projektów, w tym szacowania kosztów, zarządzania ryzykiem i rozwiązywania problemów. Gdy organizacje wykorzystują formalne systemy zarządzania wiedzą do przechwytywania informacji o projekcie, dostępna wiedza przynosi korzyści nowym menedżerom projektów, którzy uczą się swoich umiejętności. Podstawowe komponenty systemów KM ułatwiają przekazywanie istotnych informacji pomiędzy członkami zespołu projektowego, zwłaszcza gdy zespół pracuje w wielu lokalizacjach geograficznych. NASA korzystała z narzędzi KM w kilku programach i odnotowała wykładniczo skrócony czas wymagany do wyodrębnienia danych do analizy i tworzenia raportów.
Wsparcie decyzji
Ludzie podejmują lepsze decyzje, kiedy korzystają z aktualnych i istotnych informacji. Zaletą systemu zarządzania wiedzą do wspomagania decyzji jest znalezienie jedynie istotnych informacji z powodu dodanych danych kontekstowych i relacji. Systemy KM często oferują inteligentne technologie wyszukiwania i wyświetlania, które ułatwiają zrozumienie wzorców i relacji.
Obsługa klienta
Punkty pomocy i obsługi klienta pomagają korzystać z systemów zarządzania wiedzą, które śledzą podobne problemy i oferują skuteczne rozwiązania oparte na informacjach zwrotnych. Dzięki zastosowaniu technologii ekspansji informacji, takich jak ontologie, systemy KM dostosowują się do stylu kwestionowania użytkownika. NIH informuje, że biuletyny dla pacjentów otrzymują setki e-maili dziennie. Korzystając z profilu wiedzy pracowników opartego na KM, personel help desk przesyła pytania do najbardziej odpowiedniego eksperta. Inne organizacje z powodzeniem rozbudowały swoją funkcjonalność działu pomocy technicznej, tworząc zautomatyzowany system odpowiadania na pytania zarządzania wiedzą.
