Planowanie jest jednym z tych przyziemnych zadań administracyjnych, których nikt nie chce wykonywać; jednak brak opracowania systematycznego sposobu zapisywania ważnych dat i kamieni milowych może zniszczyć najlepiej określone plany. Kalendarz główny powinien zawierać ważne daty, być zautomatyzowany i zawierać system ticklerów powiadamiających o zbliżających się datach. Aby skutecznie stworzyć kalendarz główny, musi on być intuicyjny, wydajny i mieć dobrze napisane procedury dla wszystkich użytkowników.
Wyznacz jedną osobę do odpowiedzialności za konserwację i wsparcie. Ta osoba powinna być odpowiedzialna za przeglądanie i wpisywanie kluczowych dat w kalendarzu przed dystrybucją.
Wprowadź ostateczne terminy i terminy. Ostateczne daty są prawdopodobnie najważniejszym powodem do stworzenia i utrzymania wspólnego głównego kalendarza. Daty te powinny się wyróżniać i być wpisane pogrubioną czcionką, kolorowymi lub całymi literami.
Współpracuj z profesjonalistami i personelem pomocniczym, aby ustalić terminy dotyku przed terminem. Jest to zależne od aktywności i organizacji. Na przykład możesz podać przypomnienie na tydzień przed głównym spotkaniem budżetu. Jednak happy hour grupy może wymagać przypomnienia tylko godzinę przed wydarzeniem. Będziesz także chciał zbudować czas na podróż, jeśli wydarzenie nie znajduje się w najbliższym biurze.
Określić proces informowania użytkowników o zmianach. Może to być proces formalny lub nieformalny. Jednak powinno to być wyraźnie określone w procedurach. Będziesz również musiał podać sposób potwierdzenia zmiany. Może to być szybki e-mail z prośbą o potwierdzenie do wszystkich pracowników lub uczestników spotkania.
Podaj opcję uwzględnienia dat kontrolnych. Daty monitorowania to daty, które pojawiają się w wyniku kolejnego spotkania. Oznacza to, że są one dołączone do oryginalnego spotkania. Przykładem może być AR (wymagane działanie), aby finanse zostały sfinalizowane przed następnym spotkaniem. Możliwość dołączenia dat obserwacji do pierwotnego spotkania jest dobrym sposobem na zautomatyzowanie procesu i zwiększenie efektywności na następnym spotkaniu lub wydarzeniu.
Wydrukuj kalendarz główny codziennie i co tydzień i rozprowadź go. Jest to opcjonalne w zależności od organizacji.
Umieść kalendarz w centralnej lokalizacji. Może to być internet, we współdzielonym pliku lub na udostępnionej tablicy ogłoszeń.
