Nie każdy pracownik spełnia oczekiwania. Kiedy tak się stanie, musisz napisać list dyscyplinarny lub formalnie wypowiedzieć tę osobę na piśmie. Niektórzy pracownicy mogą być tak daleci od twoich oczekiwań, że się złościsz, ale nadal musisz napisać list dyscyplinarny w profesjonalnym tonie, ponieważ list jest zapisem firmy, a twój sposób odzwierciedla firmę. Nie zwiększaj profesjonalizmu pracownika, działając w sposób nieprofesjonalny.
Wpisz datę. Pomiń linię i wpisz nazwisko pracownika i jej adres zamieszkania w oddzielnych liniach. Pomiń dodatkową linię i wpisz "Szanowny Panie / Pani. (Nazwisko)", a następnie dwukropek. Nawet jeśli pracujesz na podstawie imienia i nazwiska pracownika, musisz podjąć dodatkowy wysiłek, aby być profesjonalistą w sytuacji, gdy pracownik wymaga dyscypliny. Używanie nazwiska pomaga również w tworzeniu odległości, co jest pomocne, gdy wiadomości są negatywne.
Rozpocznij pismo, wyjaśniając pracownikowi, że jego wyniki w pracy nie spełniły oczekiwań, a następnie szczegółowo opisują problemy z jego wykonaniem w profesjonalny i pozbawiony emocji sposób. Jeśli dotyczy, podaj daty i godziny poważnych incydentów, takich jak spóźnienia lub wypadki. Zapoznaj się z konkretnymi regułami, które pracownik naruszył.
Wyjaśnij, co będzie dalej. Jeśli dyscyplinujesz pracownika, wyjaśnij, że jest to jej pierwsze ostrzeżenie, a kolejne przestępstwa zasługują na dalsze ostrzeżenia z bardziej poważnymi konsekwencjami, takimi jak zawieszenie lub zwalnianie. Jeśli kończysz pracę, podaj datę jej rozwiązania oraz wszelkie dodatkowe informacje, których będzie potrzebować, np. Kiedy spodziewasz się, że opuści ona swoje biuro.
Podaj informacje kontaktowe na wypadek, gdyby miał jakieś pytania, i opisz proces odwoławczy, jeśli go posiadasz. Podziękuj pracownikowi za współpracę i, jeśli to konieczne, powiedz mu, że dobrze mu życzę w przyszłości.
Zamknij literę, wpisując "Z poważaniem" i pomijając trzy spacje. Wpisz swoje imię. Wydrukuj list na firmowym papierze firmowym i podpisz swoje imię powyżej wpisanej nazwy.
