W latach 80. i 90. tylko średnie i duże firmy mogły sobie pozwolić na drogie systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS). Programy te wymagały dużych komputerów mainframe i wysoko wykwalifikowanych programistów do ich obsługi i konserwacji. Obecnie niemal każda firma może sobie pozwolić nie tylko na system informacji kadrowych, ale także na ich potrzeby. Nawet firma zatrudniająca mniej niż 10 pracowników może kupić podstawowy program HRIS, który można zainstalować na komputerze stacjonarnym w celu zautomatyzowania podstawowych procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Co to jest HRIS?
Zasadniczo HRIS jest bazą danych lub kombinacją baz danych, które dzielą się informacjami. Na przykład baza danych zatrudniająca pracowników przechwytuje wszystkie informacje związane z wnioskami o pracę. Gdy firma zatrudnia nowego pracownika, podstawowe dane demograficzne danej osoby są udostępniane innym modułom HRIS, aby pracownicy HR nie musieli ponownie wprowadzać danych.
Automatyzacja i usprawnianie procesów
HRIS ma trzy podstawowe komponenty - informacje o pracownikach, listy płac i świadczenia. Stanowią one podstawowe funkcje biznesowe działu zasobów ludzkich organizacji. HRIS pomaga zautomatyzować i usprawnić te procesy, co zwalnia pracowników działów HR w zakresie prac projektowych i rozwiązywania problemów. Na przykład pracownicy używają numeru identyfikacyjnego lub "przesuwają" kartę identyfikacyjną pracownika, aby sprawdzać każdego ranka na elektronicznym zegarze, który automatycznie przesyła dane do HRIS. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania godzin pracy pracowników z kart czasowych papierowych do systemu płac.
Proces ubiegania się o pracę jest kolejnym dobrym przykładem tego, w jaki sposób HRIS może obniżyć koszty. W wielu firmach kandydaci ubiegają się o pracę za pośrednictwem Internetu. Oznacza to, że personel HR nie musi już fizycznie obsługiwać, sortować i przekazywać aplikacji do odpowiednich działów.
Raportowanie i wsparcie decyzyjne
Ponieważ podstawowe procesy HR są zautomatyzowane, a wszystkie niezbędne informacje są przechowywane w połączonych bazach danych, HRIS upraszcza raportowanie i działania wspierające podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania. Większość systemów obejmuje różne standardowe raporty HR, które można wykorzystać do zarządzania biznesem i planowania na przyszłość, takie jak rekompensata według okresu płacenia i rok do daty, rejestracja świadczeń oraz czas pracowników i frekwencja. Wiele systemów HR umożliwi użytkownikom tworzenie raportów ad hoc w celu przeanalizowania konkretnych problemów lub zidentyfikowania trendów, aby pomóc kierownictwu w planowaniu strategicznym.
Obsługa zgodności prawnej
Systemy te generują raporty i dokumentację wymaganą przez agencje państwowe i federalne, takie jak wynagrodzenie W-2 i deklaracja podatkowa, Komisja ds. Równych Szans na Zatrudnienie EEO-1 Szczegóły Pracodawcy i Raport Podsumowujący oraz Raport Departamentu ds. Chorych i Urazów Pracy (OSHA 301) Raport).
HRIS może pomóc firmom z negocjowanymi umowami o pracę poprzez uwzględnienie wymogów umowy w codziennych operacjach, takich jak śledzenie stażu pracy w celu awansów, zwolnień i podwyżek płac. Technologia informacyjna pomaga także Działowi HR monitorować kwestie dotyczące skarg i problemów pracowniczych.
Łącza HRIS
W zależności od zaawansowania systemu, program HRIS umożliwi udostępnianie danych i integrację z innymi podstawowymi systemami biznesowymi, takimi jak zarządzanie finansami i łańcuchem dostaw. Ponadto niektóre systemy mogą zapewniać połączenia sieciowe do swoich operatorów ubezpieczeń zdrowotnych i administratorów funduszy emerytalnych. Dzięki temu pracodawca i przewoźnik ubezpieczeniowy lub administratorzy funduszy mogą szybko i łatwo udostępniać informacje o pracownikach.
HRIS łączy również dział zasobów ludzkich firmy z jej menedżerami i pracownikami. Korzystanie z intranetu - bezpiecznej prywatnej sieci komputerowej będącej własnością i zarządzanej przez firmę - pracownicy mogą wpisywać godziny pracy, zapisywać się na programy świadczeń lub kursy kształcenia ustawicznego i otrzymywać komunikaty od działu HR.
