Zestaw prasowy, często nazywany zestawem multimedialnym, jest narzędziem wykorzystywanym przez firmy i organizacje do przekazywania informacji o swojej firmie do mediów. Składa się z różnych dokumentów i plików, w tym komunikatów prasowych, zdjęć, list najczęściej zadawanych pytań, opublikowanych artykułów, filmów promocyjnych i wypowiedzi przedstawicieli firmy. Firmy różnej wielkości przygotowują zestawy prasowe z informacjami, które chcieliby przekazać mediom. Firmy często chętnie dystrybuują zestawy prasowe i starają się, aby były łatwo dostępne.
W trybie online
Dowiedz się, czy prowadzona przez Ciebie firma ma oficjalną stronę internetową. Poszukaj wydrukowanego adresu internetowego na broszurach i wizytówkach.
Przejrzyj stronę internetową, aby sprawdzić, czy istnieje link wyraźnie określający "media", "public relations" lub "zestaw prasowy". W niektórych przypadkach może być konieczne kliknięcie linku, który mówi "skontaktuj się z nami" lub "więcej informacji", aby przejść do zestawu prasowego. Jeśli nie możesz znaleźć przydatnych linków, poszukaj adresu e-mail właściciela firmy lub informacji o kontakcie z obsługą klienta. Wyślij e-mail przedstawiający się i poproś o zestaw prasowy.
Przeczytaj wszystkie informacje, do których masz dostęp w trybie online. Niektóre firmy mogą publikować całe zestawy pras, aby pobrać i wydrukować wszystko na raz. Możesz również posortować zestaw i zapisać określone informacje, których szukasz. Niektóre firmy publikują tylko wybrane informacje prasowe lub zdjęcia i podają kontaktowy adres e-mail w celu uzyskania dodatkowych informacji. Wyślij wiadomość e-mail do odpowiedniej osoby kontaktowej, prosząc o informacje z zestawu prasowego, które nie są dostępne online.
Poproś przez telefon
Zadzwoń do firmy, gdy nie możesz zlokalizować jej strony internetowej lub witryna nie oferuje materiałów do zestawów prasowych ani adresów e-mail kontaktowych. Zadzwoń w najbardziej dogodnych godzinach dla firmy. Na przykład, jeśli dzwonisz do restauracji, unikaj czasu na obiad. Po odebraniu połączenia poproś o rozmowę z właścicielem firmy lub osobą odpowiedzialną za public relations.
Przedstaw się i wyjaśnij swoją potrzebę posiadania zestawu prasowego. Jeśli właściciel lub przedstawiciel twierdzi, że nie ma oficjalnego zestawu prasowego, opisz konkretne informacje, których potrzebujesz. Mogą mieć pojedyncze przedmioty, takie jak informacje prasowe i zdjęcia, które po połączeniu razem mogą służyć jako zestaw prasowy.
Ułóż dostęp do informacji z zestawu prasowego. Jeśli musisz dotrzymać terminu, poproś o przesłanie e-maila lub faksem. Jeśli zestaw jest za duży, przygotuj go do odbioru lub zapytaj, czy można go wysłać pocztą.
Odwiedź osobę
Odwiedź firmę, której szukasz, jeśli nie możesz uzyskać informacji prasowych za pośrednictwem poczty e-mail, poczty elektronicznej lub faksu. Przedstaw się i poproś o rozmowę z właścicielem lub szefem działu public relations.
Opisz informacje, których szukasz, i wyszczególnij konkretne dokumenty lub przedmioty, które dostarczą wymaganych informacji. Wyjaśnij, w jaki sposób zestaw prasowy pomoże ci włączyć ich perspektywę do swojej historii.
Przeszukuj informacje zawarte w zestawie prasowym, aby upewnić się, że spełnia on Twoje potrzeby i odpowiada na Twoje pytania. Ponieważ masz tam właściciela firmy lub przedstawiciela ds. Public relations, możesz poprosić o szybką rozmowę, jeśli masz dodatkowe pytania, które nie zostały omówione w zestawie prasowym.
Wskazówki
-
Zestawy prasowe są tworzone w celu autopromocji przez firmę lub organizację, która je rozpowszechnia. Informacje dotyczące sprawdzania informacji wyciągnięte z zestawów prasowych i wykorzystania dodatkowych źródeł w celu zapewnienia równowagi.
