Firmy i organizacje, które istnieją od dawna, wykonują zadania za pośrednictwem procesów, które często są nieudokumentowane i nie w pełni zrozumiane. Niezależnie od tego, czy jest to proste zadanie czyszczenia, które jest kosztowne w czasie, czy analizuje duże przedsiębiorstwa produkcyjne lub biznesowe, przyglądanie się przykładom usprawnień procesów w innych organizacjach może dostarczyć informacji o tym, jak działa twoje przedsiębiorstwo.
Podstawowa poprawa procesu
Jednym z aspektów programów poprawy procesów jest identyfikacja podstawowych przyczyn problemów. Nazywa się to analizą przyczyny źródłowej. Strona internetowa Zarządzanie resztą z nas przytacza przykład analizy przyczyn źródłowych w otoczeniu władz miejskich.
W tym przykładzie miasto zbyt dużo wydało na czyszczenie ptasich odchodów z posągu z brązu w parku. Miasto próbowało różnych powłok, aby czyszczenie było szybsze i łatwiejsze. Próbował generatorów hałasu, aby odstraszyć ptaki. Kiedy miasto cierpiało na awarię elektryczną w parku przez kilka dni, personel odpowiedzialny za czyszczenie posągu zauważył, że na posągu było mniej odchodów. Po analizie kierownictwo postanowiło włączyć światła dla posągu późnym wieczorem. Ta polityka spowodowała mniej odchodów ptaków i szybsze, bardziej wydajne czyszczenie. Światła o zmierzchu przyciągały owady, którymi żywią się ptaki. Modyfikując harmonogram oświetlenia, przyciągnęli oni mniej owadów wokół statuy podczas naturalnego karmienia ptaków, co spowodowało mniej ptasich odchodów na posągu.
Efektywność rachunkowości
Międzynarodowe Towarzystwo Poprawy Wydajności przytacza przykład usprawnienia procesu w firmie telekomunikacyjnej. Poprawa nastąpiła w 500-osobowym wydziale księgowym firmy, który przetwarzał 3,5 miliona rachunków telefonicznych miesięcznie w dwóch centrach księgowych. Celem poprawy procesów było obniżenie kosztów fakturowania.
Kiedy menedżerowie tworzyli krzyżowo funkcjonalne wykresy przebiegu różnych procesów, pojawiło się wiele problemów związanych z odbiorem czeków. Analiza wykazała, że dwa ośrodki stosowały różne procesy do obsługi odrzutów. Te różnice procesowe wskazywały, że centralny, zautomatyzowany system może skrócić czas przetwarzania i obciążenia pracą w obu ośrodkach. Analiza istniejących i zmienionych procesów pozwoliła również zidentyfikować sytuacje, w których dział księgowości wykonywał zadania, które powinny być, aw rzeczywistości były wykonywane przez inne działy, zwiększając w ten sposób koszty z powodu podwójnego nakładu pracy.
Uzupełnianie składników
W ramach prac nad przeprojektowaniem procesu, duży producent opracował diagramy procesowe różnych funkcji fabrycznych, a następnie opracował diagramy procesów krzyżowych. Patrząc na sposób, w jaki asemblery uzupełniały łyżki elementów złącznych, menedżerowie odkryli, że każdy asembler zauważy, że łyżka była niska, przenieś łyżkę do centralnego miejsca i napełnij pojemnik przed powrotem do stanowiska montażowego. Każdy asembler napełnił swoje wiadro co dwa do trzech dni i wziął od pięciu do 10 minut, aby ukończyć zadanie. Każdy asembler przyjmował równowartość 1 1/2 do dwóch dni roboczych na rok, aby uzupełnić zapasy jego zapięcia. Z tysiącami asemblerów łączna suma straconego czasu montażu równała się kilkunastu pracownikom bezczynnie w ciągu roku. Inwestując w duży wózek do przenoszenia elementów złącznych, pracownik, który popycha wózek i system żółtych kartek, aby wskazać, że asembler miał mało elementów złącznych, firma zaoszczędziła prawie 500 000 USD rocznie w czasie straconym.
