Dbanie o to, aby przełożeni, rówieśnicy i podwładni byli dobrze poinformowani, jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania biura. Podczas gdy wiele codziennych informacji jest wymienianych osobiście, przez e-mail lub telefonicznie, czasami konieczne jest napisanie memorandum, które upamiętnia dyskusje i działania, które już miały miejsce (w tym oceny pracowników) i / lub daje każdy jest "szefem" w związku z nadchodzącymi zmianami. Oto, co musisz wiedzieć, aby zebrać myśli i napisać skuteczną notatkę.
Określ cel notatki, którą chcesz napisać. Spróbuj podsumować w jednym krótkim zdaniu. Przykłady: orientacja na nowych pracowników; Nowe procedury przetwarzania roszczeń podróży; Wakacyjny Potluck. To zdanie będzie stanowić wiersz "Temat" u góry notatki bezpośrednio pod adresami.
Zidentyfikuj osoby, do których będzie przesyłana notatka. Jeśli jest to tylko kilka osób, notatka będzie je identyfikować według nazwy, tytułu i działu. Jeśli jednak trafi do dużej grupy, zostaną one oznaczone wspólnym tytułem. Przykłady: Wszyscy pracownicy; Dział 4 Menedżerowie; Personel pomocniczy kleryków. Ta informacja zostanie umieszczona w wierszu "Do" notatki.
Zidentyfikuj siebie i swój tytuł w linii "Od". Nawet jeśli wszyscy znają cię jako "Boba", powinieneś rozpoznać siebie jako swoje imię i nazwisko.
Postępuj zgodnie z "Zasada 3" przy konstruowaniu treści swojej notatki; w szczególności powiedz czytelnikom, co masz zamiar im powiedzieć, powiedz im, co to jest, i zakończ, powtarzając to, co właśnie im powiedziałeś. Na przykład, być może twoje wspomnienia przypominają Twoim pracownikom, że rozproszenie sezonu wakacyjnego sprawia, że popularnym czasem dla złodziei jest kradzież przedmiotów takich jak torebki i rzeczy osobiste pozostawione na widoku. Pierwszy akapit doradziłby im konieczność zachowania ostrożności. Drugi akapit zawierałby wskazówki na temat zamykania biurka i drzwi oraz większej świadomości odwiedzających. Trzeci akapit zalecałby podjęcie działań, jeśli zaobserwują podejrzane zachowanie lub padną ofiarą kradzieży w biurze.
Używaj punktorów do notatek dostarczających treści proceduralne lub listy kontrolnej dowolnego typu. Są one o wiele łatwiejsze do zrozumienia i zrozumienia niż osadzanie ich w narracyjnym akapicie.
Przestrzegaj zasady 1-calowych marginesów po lewej i prawej stronie oraz u dołu strony. Górna część strony to prawdopodobnie jakaś forma papieru firmowego lub szablonu, który obniży twój górny margines o kilka cali. Jeśli nie masz papieru firmowego, możesz sam stworzyć ładnie wyglądający dokument, wyśrodkowując słowo "MEMO" pogrubioną czcionką 2 lub 3 cale w dół od góry strony. "Do:", "Od:" i "Temat:" zostaną wpisane na marginesie po lewej stronie. Treść notatki jest pojedynczo rozmieszczona.
Użyj 12 pkt. czcionkę, która będzie łatwa do odczytania dla odbiorców. Times New Roman i Courier są standardem; Bookman i Palatino są również akceptowalne.
Przed wydrukowaniem sprawdź dokładnie zawartość.
Kserokopiuj tyle kopii, ile potrzebujesz, i rozdaj je odbiorcom.
Wskazówki
-
O ile to możliwe, zachowaj notatkę na jednej stronie. O ile wszyscy w biurze mają do zrobienia, wszystkie notatki, które trafiają na wiele stron, zostaną prawdopodobnie odłożone na później, aw końcu trafią na sam dół stosu. Jeśli treść ma charakter pilny lub dotyczy zbliżającego się spotkania, należy założyć kalendarze, upewnić się, że jest to wyróżnione w temacie, aby czytelnicy nie przegapili tego.
Ostrzeżenie
Jeśli treść notatki jest negatywna lub napisana w duchu niepokojącej chwili, odłóż ją na bok na kilka godzin lub do następnego dnia i przeczytaj ponownie.
