Jeśli siedzisz za recepcją, jesteś pierwszą osobą, która spotyka się w Twojej firmie. Pierwsze wrażenia się liczą, a twoje zachowanie i postawa mają znaczenie. Powinieneś zawsze wyglądać profesjonalnie i przyjemnie, nawet jeśli jesteś zajęty innymi zadaniami. Pamiętaj, że odwiedzający nie przerywa twojej działalności, on jest twoim biznesem.
Powitanie odwiedzających
Spójrz, gdy ktoś podejdzie do twojego biurka i się uśmiechnie. Jeśli prowadzisz rozmowę służbową, zrób kontakt wzrokowy z gościem, aby wskazać, że ją widzisz i wkrótce z nią będziesz. Zaraz po zakończeniu rozmowy telefonicznej z uśmiechem na twarzy. Przepraszam za opóźnienie i pytam, jak możesz pomóc. Wkładasz ciepło w to pytanie, żeby nie wydawało się to od ręki.
Przyjazna etykieta
Zapytaj gościa, czy chciałby mieć miejsce podczas kontaktu z osobą, z którą się spotyka. W zależności od polityki firmy, zaproś kawę lub herbatę lub skieruj gościa do pokoju kawowego. Proponuję powiesić jego płaszcz lub pokazać mu, gdzie można go zawiesić. Zadzwoń do osoby, która spotka się z gościem. Użyj Pani lub Pana podczas ogłaszania gościa.
Osobisty sposób
Poza uśmiechaniem się, moduluj swój głos. Pamiętaj, że możesz przekazać to, co myślisz tonem Twojego głosu. Nie żuć gumy, nie odbieraj osobistych połączeń telefonicznych lub wiadomości tekstowych, gdy ktoś czeka. Jeśli rozmawiasz ze współpracownikami, zatrzymaj się i skup się na gościu. Nie jedz przy biurku. Jeśli nie możesz tego uniknąć, wybieraj produkty, które nie mają trwałego zapachu. Innymi słowy, nie ma pizzy ani spaghetti.
Wygląd biurka
Utrzymuj czyste i schludne biurko, nawet jeśli masz inne zadania oprócz zajmowania się gośćmi. Możesz mieć stosy papieru do przetworzenia, ale te nie powinny być rozrzucone po całym obszarze recepcji. Pamiętaj, że Twój obszar recepcji promuje Twoją firmę i powinien wyglądać profesjonalnie - nie przeładowuj swojego biurka przy pomocy bibelotów, zabawnych gadżetów, zdjęć czy zabawek na biurko.
