Na całym świecie firmy wykorzystują pocztę e-mail do komunikacji, przesyłania danych i współpracy. Email był skutecznym narzędziem zwiększania produktywności biznesowej i zwiększania niezawodności danych. Jednak łatwość korzystania z poczty e-mail i zmniejszona formalność mogą powodować nieprofesjonalną komunikację i przeciążenie danych. Korzystanie z poczty e-mail dla firmy ma także tę wadę, że otwiera sieć komputerową na potencjalne wirusy i złośliwe oprogramowanie wysyłane za pośrednictwem załączników do wiadomości e-mail.
Zmniejszono poziomy zarządzania
Pracownicy na wszystkich poziomach firmy mogą wysyłać e-maile do wszystkich osób w firmie. Ta łatwość wysyłania wiadomości pomija ustanowiony łańcuch dowodzenia i zakłóca standardowe procesy przeglądu problemów związanych z zasobami ludzkimi. Ta nieformalność może również spowodować zakłócenia dla kierowników, którzy muszą skupić się na możliwościach wysokiego poziomu, a nie na codziennych problemach personalnych.
Precyzja
Łatwość wysyłania e-maili może zmniejszyć dokładność informacji. Jako bardziej nieformalne medium, nadawcy zazwyczaj szybko reagują na wiadomości i nie przeglądają informacji. Pracownicy mogą również czuć się naciskani, aby szybko reagować na prośby bez względu na dokładność. Gdy wiadomości są wysyłane z niedokładnymi informacjami, może to być trudne do naprawienia błędu z powodu szybkiego rozpowszechniania wiadomości e-mail do innych stron.
Zawody
E-mail może zwiększyć konkurencję biznesową. Klienci mogą przekazywać oferty sprzedaży do konkurentów żądających niższych cen. Jeśli otrzymają niższą cenę, mogą pójść z konkurentem lub zwrócić się o jeszcze niższą cenę. E-mail ułatwia również Twoim klientom współpracę z zagranicznymi firmami, które świadczą usługi po niższych cenach z powodu niższych płac i niższych kosztów utrzymania w krajach rozwijających się.
Profesjonalizm
E-mail może prowadzić do niższego poziomu profesjonalizmu. Pracownicy używają mniej formalnego podejścia do komunikacji podczas korzystania z wiadomości e-mail, które mogą wydawać się nieprofesjonalne obecnym i potencjalnym klientom. Kreatywne formatowanie tekstu i zmiana koloru mogą wydawać się nieletnie i niezgodne z profilem Twojej firmy.
Zwiększone zatrudnienie
E-mail może zwiększyć zapotrzebowanie na pracowników. Mogą być potrzebni dodatkowi pracownicy obsługi klienta, aby odpowiedzieć na e-maile konsumenckie, a więcej asystentów wykonawczych może być potrzebnych, aby pomóc w sortowaniu i odpowiadaniu na komunikaty e-mail dla zapracowanych kierowników.
Przeciążenie informacyjne
E-mail może łatwo stworzyć nadmierne obciążenie informacji u odbiorców. Łatwość kopiowania wiadomości w całej organizacji może przeciążać pracowników niepotrzebnymi lub niepotrzebnymi informacjami do przejrzenia. Przeładowanie informacji zmniejsza produktywność.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych może być trudne do utrzymania, ponieważ poufne informacje można łatwo wysłać pocztą e-mail. Wirusy wysłane za pośrednictwem załączników do wiadomości e-mail, które powodują uszkodzenie systemu komputerowego i utratę danych, mogą mieć wpływ na sieci komputerowe.
