Jako program baz danych, Microsoft Access ma wiele aplikacji w świecie biznesu. Menedżerowie mogą korzystać z programu Access w celu utworzenia bazy danych pracowników, umożliwiając im przeglądanie informacji o wynagrodzeniach, danych demograficznych i numerów budżetu na pierwszy rzut oka. Specjaliści ds. Rachunkowości często korzystają również z baz danych programu Access, aby śledzić faktury, przeglądać należności i śledzić finanse firmy. Po umieszczeniu podstawowych informacji w tabelach dostępu księgowi mogą tworzyć niestandardowe zapytania i formularze, dzięki którym znalezienie potrzebnych informacji jest dużo łatwiejsze.
Zapisz listę pól, które chcesz uwzględnić w swojej bazie danych księgowych. W zależności od potrzeb pola te mogą zawierać należną kwotę, imię i nazwisko klienta, termin płatności, warunki i pole uwag do wprowadzania tekstu w dowolnym formacie.
Otwórz program Microsoft Access i przejdź do sekcji tabel. Wybierz opcję utworzenia nowej tabeli w widoku projektu. Spowoduje to otwarcie siatki, w której można wprowadzić nazwę dla każdego pola, a także opis zawartości tego pola.
Kliknij pole rozwijane obok "Typ danych" dla każdego pola w bazie danych. Możesz formatować swoje pola jako walutę, numerycznie i tekst w zależności od potrzeb. Możesz także użyć pól daty i godziny w przypadku takich dat, jak terminy.
Przejrzyj listę pól w bazie danych i dodaj wszelkie inne, które według Ciebie będą potrzebne. Łatwiej jest zbudować wszystkie potrzebne pola od początku, niż wrócić i dodać pola do bazy danych, która już zawiera setki lub tysiące rekordów.
Kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać swój stół. Wpisz nazwę tabeli i kliknij "OK".
Przejdź do sekcji formularzy okna Access i wybierz opcję kreatora formularzy. Użyj kreatora formularza, aby utworzyć prosty formularz wprowadzania danych na podstawie pól w tabeli. Następnie możesz użyć tego formularza wprowadzania danych, aby dodać informacje do tabeli. Po wpisaniu do formularza wprowadzania danych informacje są automatycznie przesyłane do podstawowej tabeli dostępu.
Przejdź do sekcji zapytań i rozpocznij tworzenie zapytań, które sprawią, że twoja baza danych rachunkowości będzie bardziej użyteczna. Użyj kreatora zapytań do zbudowania zapytania początkowego i zapisz je, a następnie kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy i wybierz "Widok projektu", aby wprowadzić zmiany lub ustawić kryteria. Na przykład możesz zbudować zapytanie o datę zakończenia i wpisać "Między Wprowadź datę rozpoczęcia i Wprowadź datę zakończenia". Spowoduje to monitowanie użytkownika o podanie daty rozpoczęcia i zakończenia podczas uruchamiania kwerendy. Tego typu zapytanie może być bardzo przydatne przy przeglądaniu zaległych faktur i kont śledzenia należności.
