Niezależnie od tego, czy spotkanie odbyło się z kolegami czy z innymi zawodnikami, zawsze dobrze jest podsumować to, co zostało omówione, a zwłaszcza to, co postanowiono, i zrobić to na piśmie, tak szybko, jak to możliwe. Możesz łączyć odpowiednie elementy z biblioteki dokumentów biznesowych, takich jak ta na "Inc." Strona magazynu.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Notatki lub inne zapisy ze spotkania
-
Dokumenty przywoływane lub rozpowszechniane na spotkaniu
Rozpocznij od przyjaznego, ale jasnego podsumowania daty, czasu i miejsca spotkania, w którym uczestniczył w jakim zakresie i krótkiej deklaracji celu spotkania. Na przykład: "Drogi Mike: Jeszcze raz dziękuję za spędzanie wczorajszego poranka ze mną i Stevem z naszego działu artystycznego, omawiając plany przeprojektowania twojego opakowania."
Sprawdź, jakie dokumenty i materiały zostały przedstawione na spotkaniu oraz wszelkie istotne elementy dyskusji na ich temat: "Cieszę się, że podobały Ci się pomysły Steve'a tak bardzo jak ja. Uzgodniliśmy, że sześciokątny karton daje twojemu produktowi znaczną zmianę, aby zwrócić uwagę na funkcje, które dodasz w przyszłym roku, ale dzięki temu, że będą układać je poziomo na półce, będą bardziej stabilne i pozwolą, aby oba końce były lekko wypukłe, zamiast jednego płaskiego, a drugie - rozszerzonego, bez rzeczywistego połączenia z produkt."
Zgłaszaj raporty dotyczące wszystkich działań uzgodnionych podczas spotkania: "Steve zobowiązał się do wprowadzenia nowych specyfikacji projektowych do naszej jednostki produkcyjnej już dziś, a oni powinni być w stanie podać mi nowe dane dotyczące kosztu poziomego opakowania kartonowego do końca tygodnia. obaj się rozczarują, jeśli liczby te nie są co najmniej o 20 procent niższe od szacunków, jakie mieliśmy wczoraj w przypadku pionowego, wysokopunktowego kartonu, ponieważ produkcja będzie symetryczna i mniej skomplikowana pod względem dopasowania. decyzja, czy klamra pasa zostanie wydrukowana czy wytłoczona, i czy chcesz na niej metaliczny atrament, zanim będziemy w stanie udźwignąć koszty."
Ustal terminy kolejnych kroków przez wszystkie strony: "Zanotowałem, że myślałeś, że możesz podjąć te decyzje dzisiaj lub jutro, co pozwoliłoby nam wrócić do ciebie w najbliższy poniedziałek z danymi o kosztach na tyle mocnymi, że możemy zacząć aby sformalizować umowę."
Zamknij list tak przyjaźnie, jak jest to zgodne z charakterem spotkania, i powtórz plany dla wszystkich zaplanowanych spotkań: "To zawsze przyjemność spotykać się z Tobą. Mam obiad we wtorek w twoim biurze w moim kalendarzu, kiedy przyniosę makietę, nad którą pracuje Steve. Daj mi znać, czy Jan rzeczywiście będzie mógł do nas dołączyć.
Wskazówki
-
E-mail jest w porządku, aby wysyłać informacje w najbardziej aktualny sposób, ale zawsze najlepiej jest również przesyłać pocztę elektroniczną, zwłaszcza gdy na spotkaniu było wiele firm i spraw, które zostaną sformalizowane później w umowach i zamówieniach zakupu. Prześlij kopie listu podsumowującego wszystkim osobom, które wzięły udział w spotkaniu, lub wymieniono je w liście według nazwy, funkcji lub działu.
