Żadne prawo federalne nie wymaga od pracodawców z sektora prywatnego zezwolenia na dostęp do swoich akt personalnych obecnym lub byłym pracownikom. Zazwyczaj akta osobowe pracowników sektora prywatnego są uważane za własność pracodawcy, a niektóre firmy używają tego uzasadnienia w celu ograniczenia dostępu do plików pracowniczych. Pracownicy federalni i państwowi - pracownicy sektora publicznego - mogą uzyskać dostęp do swoich oficjalnych rejestrów personelu.
Pliki osobowe
Dokumenty pracownicze - czasami nazywane dokumentacją pracowniczą pracownika - zawierają dokumenty, takie jak początkowy wniosek pracownika o zatrudnienie, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, formularze kwalifikowalności zatrudnienia, oceny pracy, dokumenty dyscyplinarne i frekwencyjne oraz notatki przełożonego i kierownika dotyczące wyników, szkoleń i działań w zakresie zatrudnienia. Przykładami działań związanych z zatrudnieniem są promocje i wypowiedzenia. W niektórych przypadkach dział zasobów ludzkich prowadzi oficjalną dokumentację dotyczącą zatrudnienia, a kierownik lub kierownik pracownika utrzymuje plik departamentu. Chociaż oba pliki powinny zawierać istotne informacje, zawartość może się nieznacznie różnić. Na przykład, plik departamentu nie może zawierać kopii wszystkich dokumentów i dokumentów, które pracownik kończy pierwszego dnia pracy, takich jak potwierdzenia polityki i formularze W-2.
Powód dostępu
Obecni pracownicy proszą o sprawdzenie swoich plików, aby zapewnić działowi zasobów ludzkich prowadzenie dokładnych zapisów dotyczących ich zatrudnienia. Jeżeli firma przeprowadza roczne oceny działania, kopie formularzy oceny za każdy rok zatrudnienia pracownika powinny znajdować się w aktach osobowych. Podobnie, frekwencja powinna dokładnie odzwierciedlać nieobecności pracowników, spowodowane chorobą, urlopem lub urlopem. Byli pracownicy często żądają plików, aby uzyskać kopie dokumentów, które mogą wykorzystać w poszukiwaniu przyszłego zatrudnienia. Na przykład, jeśli plik byłego pracownika zawiera zapisy dotyczące osiągnięć i osiągnięć, informacja ta może być pomocna przy rekonstrukcji CV lub przygotowaniu listy zadań do wykonania podczas rozmów z potencjalnymi pracodawcami. Byli pracownicy mogą również zażądać kopii dokumentacji zatrudnienia, aby wykorzystać ją w złożeniu skargi przeciwko pracodawcy.
Polityka pracodawcy
Wielu pracodawców ma zasady dotyczące miejsca pracy dotyczące wydawania zapisów pracowniczych. Zasady dotyczące miejsca pracy różnią się w zależności od rodzajów rekordów dostępnych dla inspekcji i kopiowania przez pracowników, a niektóre firmy wyznaczają godziny wolne od pracy jako jedyny czas, w którym pracownicy mogą przeglądać zapisy personelu. Pracodawcy, którzy mają zasady w tym zakresie, poświęcają zazwyczaj część podręcznika dla pracowników, w jaki sposób uzyskać dostęp do zapisów. Dobrze napisana polityka określa kroki niezbędne do przeglądu zapisów, typów dokumentów, do których pracownicy mają dostęp, kiedy pracownicy mogą przeglądać swoje rejestry i wszelkie opłaty za kopiowanie dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika.
Obowiązek pracodawcy
Zgodnie z prawem federalnym pracodawcy z sektora prywatnego nie muszą dostarczać kopii dokumentów dotyczących zatrudnienia obecnym lub byłym pracownikom. Decyzja o wydaniu plików jest oparta na polityce firmy, a w niektórych przypadkach również na prawie państwowym regulującym dostęp do plików personelu. Wielu pracodawców dostrzega jednak korzyści wynikające z zastosowania się do wniosków pracowników. Odmawianie dostępu do dokumentów dotyczących zatrudnienia może tylko rodzić pytania, na które pracodawca może nie chcieć odpowiedzieć. Jeśli pracodawcy utrzymują pliki osobowe zawierające dokładne informacje, które zostały wcześniej udostępnione pracownikom, nie powinno być kwestii, czy informacje mogą zostać ujawnione po opuszczeniu firmy przez pracownika. W dobrej wierze wielu pracodawców zapewnia pracownikom dostęp do akt osobowych. Praktyka ta pokazuje przejrzystość polityki zatrudnienia i zapisów.
Przepisy dotyczące dostępu do dostępu pracownika federalnego do rejestrów zatrudnienia są częścią federalnej ustawy o ochronie prywatności z 1974 r.; Biuro ds. Zarządzania Personelem w Stanach Zjednoczonych jest agencją ogólnie odpowiedzialną za rejestry pracowników federalnych. Poszczególne stany obsługują prośby pracowników o dostęp do rejestrów personelu.
Prawa stanowe
W niektórych stanach obowiązują przepisy zezwalające pracownikom na dostęp do akt osobowych. Inne państwa milczą, czy obecni i byli pracownicy mogą przeglądać lub kserować materiały personelu. W większości przypadków pracownicy - obecni lub byli - zaangażowani w badania w miejscu pracy nie mogą przeglądać dokumentacji dotyczącej dochodzeń. Te zapisy nie powinny być przechowywane w aktach zatrudnienia. Mają one pozostać w areszcie działu zasobów ludzkich i tylko personel odpowiedzialny za dochodzenie powinien mieć dostęp do materiałów dochodzeniowych.
Ograniczony dostęp
Państwa, które mają przepisy dotyczące dostępu pracowników do akt osobowych, mogą wymagać od pracowników złożenia pisemnego wniosku, a niektóre przepisy zezwalają pracodawcom na ograniczenie dostępu do niektórych materiałów. Na przykład prawo stanu Kalifornia nakłada na pracodawców obowiązek umożliwienia obecnym i byłym pracownikom dostępu do ich plików w ciągu 21 dni od otrzymania żądania pracownika. Pracodawcy, którzy nie przestrzegają stanu Kalifornia w tej sprawie, podlegają karom, grzywnom i wyrokom cywilnym za odmowę dostępu do akt pracowniczych. Z drugiej strony, Missouri nie ma prawa stanowego, które upoważnia do dostępu do akt osobowych pracowników.
