Osoby i firmy mają do wyboru wiele opcji, jeśli chodzi o przechowywanie sprzętu. Niektóre opcje oferują wysoki poziom bezpieczeństwa, podczas gdy inne mogą pomieścić dużą gęstość plików. Ilość dostępnego miejsca, wrażliwość plików i preferencje dotyczące fizycznych lub elektronicznych zapisów wpływają na wybór sprzętu do archiwizacji.
Sprzęt do fizycznego przechowywania
Szafy na dokumenty
The szafka na dokumenty to podstawa biurowa. Cztery szuflady umożliwiające przechowywanie plików po bokach są standardowe. Według Smead, firmy zajmującej się zarządzaniem dokumentami, szafki na dokumenty są korzystne, jeśli chcesz zachować bezpieczeństwo danych. Ponieważ te szafki można zamknąć, firma może ograniczyć dostęp do wrażliwych plików jednocześnie pozwalając pracownikom i gościom wejść do pokoju.
Spośród wszystkich opcji wyposażenia fizycznego szafki są zazwyczaj szafkami najdroższy i mieć najwięcej ograniczona pojemność. Smead zauważa, że cztero-szufladowa szafka na dokumenty, zajmująca obszar przechowywania o wymiarach 6 stóp i 24 stóp, może pomieścić około 8448 folderów.
Otwórz półki
Alternatywą dla szafek na dokumenty jest otwarte półki. Jednostki są podobne do otwartych regałów i są zaprojektowane specjalnie dla wysokości i szerokości folderów. Projekt pozwala użytkownikom łatwy dostęp do plików i może być albo nieruchomy lub być mobilny jeśli rolki są przymocowane do dna.
Otwarte półki oszczędzają przestrzeń i pieniądze. Smead zauważa, że zazwyczaj jest to sprzęt do przechowywania na półce trzy razy tańsze niż szafki na dokumenty. W porównaniu z cztero-szufladową szafką na dokumenty, siedmiopoziomowy otwarty system regałów ma 80 procent większa pojemność. Regały ruchome mogą być umieszczone w większej gęstości i oferują o 405 procent większą pojemność niż szafy.
Wskazówki
-
Oprócz sprzętu do archiwizacji będziesz także potrzebować kieszonkowe dzieci jak foldery plików, etykiety i zakładki końcowe, aby system fizyczny działał prawidłowo.
Sprzęt do archiwizacji cyfrowej
Urządzenia zewnętrzne
Wygodne jest używanie wewnętrznego dysku twardego komputera do przechowywania plików, ale ryzykujesz utratą informacji, jeśli dysk twardy jest uszkodzony lub fizycznie uszkodzony. Aby zmniejszyć to ryzyko, użytkownicy mogą tworzyć kopie zapasowe danych na urządzeniu zewnętrznym. PC World zaleca utworzenie kopii zapasowej ważnych plików na zewnętrzny dysk twardy i używanie a napęd dysku twardego do przesyłania plików w razie potrzeby.
Wskazówki
-
Użytkownicy mogą również tworzyć kopie zapasowe danych w usłudze chmurowej, takiej jak Dysk Google lub Dropbox, która nie wymaga żadnego dodatkowego sprzętu.
Serwery
Firmy, które chcą, aby wiele stron miało dostęp do tych samych danych, mogą chcieć zainwestować w serwer. Serwery działają jako Centralne repozytorium dla wielu plików użytkowników. PC World zauważa, że firmy mogą hostować aplikacje dla wielu użytkowników - takie jak bazy danych i systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa - na serwerze. Ułatwia to dużą liczbę osób mieć dostęp do tych samych plików. Dane serwera można zarchiwizować na urządzeniu zewnętrznym lub w chmurze w celu zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa.
Fizyczne serwery wyglądają podobnie do komputerów klasy wyższej. Alternatywnie firmy mogą wybrać usługa hostingu w chmurze - Amazon Web Services, Windows Azure i Rackspace Cloud Services to wszystkie opcje, które nie wymagają fizycznego serwera.
