Biurokracja w organizacjach od dawna kojarzy się z przejrzystą hierarchią, wysokim stopniem formalności, sztywnym podziałem pracy i surową polityką, która przynosi konsekwencje tym, którzy nie przestrzegają. Cechy te zwykle budzą wiele krytyki, ale biurokrację cechuje wiele zalet, zwłaszcza gdy konstrukcja jest budowana z naciskiem na równość.
Zalety struktury biurokratycznej
Mimo że biurokratyczna struktura zyskała wiele krytyki, ma pewne zalety. Odpowiedzialność, przewidywalność, struktura i bezpieczeństwo pracy to tylko kilka z nich. Co więcej, kultura biurokratyczna opiera się na bezosobowych relacjach, zniechęcając do faworyzowania. W tej organizacji wszyscy mają taką samą szansę na odniesienie sukcesu.
Kolegia i uniwersytety, departamenty policji i agencje rządowe to przykłady biurokracji. Opierają się na standardowych zasadach i procedurach w celu utrzymania kontroli i jednolitości. Przykładowo, firma ubezpieczeniowa może objąć tę strukturę organizacyjną, aby zapewnić swoim pracownikom zgodność z przepisami o ochronie danych klientów i przestrzegać najlepszych praktyk branżowych.
Zaleta: odpowiedzialność
Pomimo, że postrzegany jest jako duży system zasad i przepisów, biurokratyczna kultura wymaga odpowiedzialności i odpowiedzialności. Ludzie pracujący w tej strukturze często mają wysoki poziom wykształcenia, więcej samoprowadzenia i są bardziej otwarci.Mają też tendencję do większego skupienia się na ogólnym dobru w porównaniu z tymi, którzy pracują dla innych typów organizacji.
Zaleta: Bezpieczeństwo pracy
Biurokratyczna struktura zapewnia również większe bezpieczeństwo pracy niż inne struktury organizacyjne, o ile jej pracownicy stosują się do zaleceń. Zwykle, jeśli pracownik robi to, co mu każą, przestrzega zasad i odpowiada na swoją pozycję, może oczekiwać stałej pensji i świadczeń.
Zaleta: równe szanse na sukces
Faworyzowanie jest odradzane w biurokratycznej strukturze. W udanej biurokracji bezosobowy charakter relacji daje pewne korzyści. Równość jest podkreślana. Oznacza to, że przyjaźnie nie wpływają na wyniki, które są tworzone. Presja polityczna jest drugorzędna w stosunku do siły, która towarzyszy robieniu dobrej, stałej pracy. Tworzy to linię startową, gdzie każdy ma taką samą szansę na odniesienie sukcesu. Na ogół trudno jest jednostce dopasować się do biurokratycznej kultury w porównaniu do bardziej płaskiej struktury organizacyjnej. Dzieje się tak dlatego, że zasady i przepisy zapewniają jasne instrukcje dotyczące ról i oczekiwań.
Wady struktury biurokratycznej
Organizacje o biurokratycznej kulturze mają ścisłą politykę we wszystkim, co może spowolnić ich działalność i utrudniać komunikację. Na przykład, jeśli dział marketingu zdecyduje się wypróbować nową strategię, musi najpierw uzyskać zatwierdzenie od kilku innych działów na podstawie ich kolejności ważności w firmie. Może to prowadzić do konfliktów, słabych relacji między pracownikami, nieefektywności i nieszczęśliwych klientów.
Wada: zmniejszona produktywność i innowacje
Biurokratyczna struktura organizacyjna może hamować produktywność, zmniejszać innowacyjność i obniżać morale. Struktura jest z natury obarczona regułami, a więcej zasad i procedur można dodać w dowolnym momencie, co zwiększa obciążenie pracą i rolami.
Wada: złe zarządzanie finansami
Inną wadą struktury biurokratycznej jest sposób zarządzania finansami, a dokładniej sposób alokacji budżetu. Na przykład w biurokratycznym biznesie zazwyczaj pieniądze są dostępne tylko w bieżącym cyklu. Jeśli nie zostanie wykorzystany, wydatki nie zostaną uwzględnione w następnym cyklu budżetowym. Stwarza to kulturę odpadów, ponieważ ludzie i departamenty wydadzą pieniądze, aby mogli je mieć w budżecie na następny rok.
Wada: Zmniejszone morale pracowników
Biurokratyczne struktury organizacyjne mogą również powodować nudę dla swoich pracowników, powodując obniżenie morale pracowników. Podczas gdy pracownicy mogą ciężko pracować, aby zdobywać podwyżki i promocje, nie ma gwarancji awansu lub nagrody zostaną przyznane natychmiast. W biurokracji muszą znaleźć się zachęty do nagradzania pracownika, który może ukończyć zadanie w ciągu dwóch godzin, z taką samą jakością, z jaką ktoś musi wykonać zadanie w ciągu ośmiu godzin. Jeśli nie ma zachęty, pracownik kręci kciukami przez sześć godzin i nic, co może z tym zrobić zarząd.
Wada: mniej autonomii dla pracowników
Wreszcie, istnieje mniejsza swoboda działania w ramach struktury biurokratycznej. Obowiązują przepisy i prawa, czyniąc ludzi odpowiedzialnymi i odpowiedzialnymi
Czy działa biurokratyczna struktura?
Biurokratyczna struktura jest skutecznym, opartym na regułach systemem przywództwa, który okazał się sprawnym sposobem rządzenia i organizowania społeczeństw. Istnieją trzy podstawowe wartości leżące u podstaw biurokracji:
- Dziennikarstwo - Kiedy systemy wykazują brak elastyczności i inicjatywy.
- Biurokracja - Kiedy dochodzi do wysokich poziomów przestrzegania zasad i formalności.
- Proliferacja - Kiedy systemy mają tendencję do szybkiego rozszerzania się.
Podczas gdy biurokratyczne struktury organizacyjne mogą pomóc w stabilizacji organizacji, struktura niekoniecznie upoważnia jej pracowników, co stwarza szereg innych problematycznych problemów, takich jak zmniejszenie innowacyjności i produktywności.
