Podczas pracy w środowisku biurowym częstym zjawiskiem jest dzielenie się i wypożyczanie zasobów innych osób. Minusem tego jest to, że czasami ludzie mogą zaniedbać zwrotu pożyczonych materiałów biurowych. Najbardziej profesjonalnym sposobem radzenia sobie z tym jest list, wysłany pocztą elektroniczną. Łatwo jest pisać, a jeśli zostanie to zrobione we właściwy sposób, zapewnia, że sprzęt jest zwracany i żadne relacje nie są napięte.
Rozpocznij e-mail, pisząc "Hello", a następnie imię osoby, jeśli jest to ktoś, kogo znasz dość dobrze. Jeśli jest to ktoś, z kim nie jesteś dobrze zaznajomiony lub ma wyższą władzę, zacznij od słowa "Szanuj", a następnie imię.
Podwój odstęp od wprowadzenia i rozpocznij akapit ciała. Podkreśl, że właśnie wysyłasz przyjazne przypomnienie, ponieważ wiesz, jak można zapomnieć o rzeczach, kiedy w biurze zaczyna być tłoczno. Ważne jest, aby zachować przyjazny i zrozumiały ton, aby nie złościć odbiorcy - powodując napięcie i dalsze opóźnianie zwrotu twoich zapasów.
Wciśnij i powiedz, że będziesz potrzebował zwrotu materiałów biurowych na nadchodzący projekt. Podaj im konkretne materiały, które im pożyczysz, oraz datę, kiedy będziesz ich potrzebować.
Wciśnij i kontynuuj swoje akapity z przyjaznym słowem kończącym, takim jak "Mam nadzieję, że wszystko dobrze", aby zakończyć na szczęśliwej notatce.
Napisz, "Dziękuję", i podpisz swoje imię na dole, zanim wyślesz e-mail.
