Zarządzanie informacją jest bardzo ważnym składnikiem przedsiębiorstw zorientowanych na wiedzę w XXI wieku. Zarządzanie informacją pozwala organizacjom być bardziej efektywnym poprzez dzielenie się informacjami w całej firmie. To skłania organizację do działania jako zespół, w którym każdy członek ma dostęp do bazy wiedzy innych. Zarządzanie informacjami rzadko bywa jednak bezproblemowe. Typowe wyzwania obejmują zbieranie informacji, udostępnianie ich i zapewnienie ich użycia.
Zbieranie informacji
Bez gromadzenia informacji nie można go udostępnić. Informacje można zbierać na różne sposoby. W handlu detalicznym dane o sprzedaży w poszczególnych sklepach są przekazywane do głównej siedziby firmy, która może udostępniać te informacje wszystkim oddziałom. Może to pomóc poszczególnym punktom sprzedaży detalicznej zrozumieć trendy w popycie konsumentów. W branży usług profesjonalnych pracownicy często wypełniają kwestionariusze dotyczące wykonywanej pracy i potrzeb swoich klientów. Ważne jest, aby zebrane dane były trafne i dokładne.
Udostępnianie informacji
Udostępnianie informacji jest wyzwaniem, które często powoduje trudności dla organizacji. Zbieranie informacji to jedna rzecz, ale całkiem inna, aby była szeroko dostępna. Jedną z technik jest zwiększenie komunikacji osobistej poprzez wykorzystanie zespołów międzywydziałowych. Zachęca to ludzi do dzielenia się osobistą wiedzą z innymi. Inną metodą udostępniania informacji jest technologia. Bazy danych mogą dostarczać informacje osobom w całej organizacji. Dzięki temu międzynarodowa firma może uzyskać dostęp do informacji o rynkach na całym świecie. Jednak bazy danych wymagają znacznych inwestycji finansowych, aby odnieść sukces.
Zapewnienie, że informacje są wykorzystywane
Jeśli informacje są skutecznie gromadzone i udostępniane, jedynym pozostałym wyzwaniem jest upewnienie się, że jest dostępny i uruchamiany. Aby zapewnić dostęp do informacji, najlepiej opracować techniki wymiany informacji, które są proste i łatwe w użyciu. Baza danych, na przykład, powinna być przyjazna dla użytkownika. Aby zapewnić, że informacje są rzeczywiście wykorzystywane, ważne jest, aby pokazać pracownikom, że istnieją wymierne korzyści z korzystania z dostępnych informacji.
