Osoba, która wita klientów po wejściu do biura, przedstawia wizerunek firmy. Zdezorganizowana, obojętna recepcjonistka przedstawia firmę jako nieprofesjonalną i bezstronną. Tymczasem ciepłe powitanie przez uważny personel sprawia, że klient czuje się doceniony i może doprowadzić ją do pielęgnowania dłuższych relacji z firmą. Pamiętaj też, że w niektórych rodzajach biur, takich jak gabinet lekarza lub terapeuty, a przed ważnymi spotkaniami, takimi jak wywiady, goście mogą czuć się zdenerwowani. Przyjazne powitanie może pomóc je uspokoić.
Ustaw biurko tak, aby skierowane było w stronę wejścia, tak aby klienci widzieli, jak wchodzą. Upewnij się, że biuro wygląda porządnie na początku każdego dnia i utrzymuj je w porządku przez cały dzień. Dostarcz paczki natychmiast lub umieść je poza zasięgiem wzroku. Przechowuj prawidłowo dokumenty i zarezerwuj wizytówkę. Mają odpowiednie programy komputerowe, dzięki czemu można łatwo wyszukać informacje o kliencie.
Uśmiechnij się i powitaj klienta, przekazując prawdziwe ciepło i entuzjazm. Użyj powitania, które sygnalizuje, że go oczekiwałeś, jeśli tak jest - ale tylko wtedy, gdy wiesz, że to klient, którego oczekiwałeś. Jeśli spodziewasz się klienta w twojej firmie prawniczej o 9 rano, a mężczyzna ubrany na spotkanie biznesowe wchodzi, możesz się uśmiechnąć i powiedzieć: "Cześć, jesteś John, bardzo mi miło cię poznać". Nigdy nie podawaj pełnej nazwy klienta - traktuj te informacje jako poufne. Skorzystaj z bardziej ogólnego pozdrowienia, jeśli nie znasz klienta, na przykład: "Dzień dobry, witamy w firmie XYZ. Jak mogę Ci pomóc dzisiaj?"
Udziel pomocy klientowi, umawiając się na spotkanie, przekazując jej dokumenty, które musi wypełnić, lub informując ją, że powiesz odpowiedniej osobie, że przyjechała. Niech klient wie, jak długo będzie musiała czekać. Zapytaj ją, czy ma jakieś pytania i odpowiedz na nie najlepiej, jak potrafisz. Jeśli musisz sprawdzić odpowiedź, zapewnij ją, że to zrobisz.
Zachęć klienta do relaksu podczas oczekiwania. Zaoferuj klientom przekąski, takie jak woda, kawa lub herbata, jeśli są dostępne. Jeśli klient odrzuci ofertę, powiedz mu, aby powiadomił Cię, jeśli zmieni zdanie. Kontynuuj uśmiech i nawiązuj kontakt wzrokowy, gdy rozmawiasz z klientem, przekazując ciepło i entuzjazm.
Grzecznie poproś klienta, aby odczekał chwilę, jeśli musisz odebrać telefon. Odbierz telefon z pozdrowieniem: "Dzień dobry, to jest Terri od XYZ Firm." Czy możesz wytrzymać na chwilę? " Dziękuję dzwoniącemu za trzymanie i zapewniam ją, że będziesz z nią w porządku. Następnie zajmij się klientem w biurze.
Postępuj zgodnie z protokołem swojego urzędu dotyczącym wprowadzania klientów do personelu. Przywołaj członka personelu zaraz po przybyciu klienta, jeśli wiesz, że pracownik nie spotyka się z innym gościem. W przeciwnym razie wezwać odpowiedniego członka personelu telefonicznie, gdy spotkanie z klientem ma się rozpocząć.
Eskortuj klienta do biura członka personelu, jeśli jest to zaakceptowana procedura w twoim biurze, a członek personelu zaznaczył, że chce rozpocząć spotkanie. Alternatywnie, przywołaj członka personelu do poczekalni, aby spotkać się z klientem. Przedstaw klienta i członka personelu, jeśli jeszcze się nie spotkali, używając nazwisk lub imion, w zależności od preferencji Twojej firmy.
