Umożliwienie pracownikom zakupu bez obowiązujących wytycznych może zwiększyć koszty i zmniejszyć marże zysku. Mądre zakupy zaczynają się od zakupu odpowiedniej ilości i jakości produktów po najlepszej cenie, a następnie stworzenia procedury umożliwiającej monitorowanie procesu zakupu. Wykorzystanie budżetu i ustanowienie standardowego procesu przeglądu może ujawnić trendy rynkowe, aby wykorzystać struktury cenowe, które w innym przypadku mogłyby zostać przeoczone.
Przygotowanie
Napisz listę zawierającą wszystkie materiały i przedmioty, które firma musi kupić. Połącz podobne elementy i nadaj każdej grupie odpowiedni nagłówek. Na przykład przedmioty takie jak długopisy, notesy i papier do kopiowania powinny być objęte pozycją "Artykuły biurowe". Kawa, herbata, kubki i plastikowe łyżki mogą być wymienione w sekcji "Artykuły kuchenne". Przedmioty takie jak segregatory, DVD i DVD mogą być oznaczone jako "Opakowania".
Zidentyfikuj wszystkie działy lub obszary w firmie, które będą kupować dostawy i dokumentuj grupy przedmiotów, z których każdy obszar będzie kupował. Na przykład dział marketingu może kupować z nagłówków "Opakowania" i "Artykuły biurowe". Pracownicy administracyjni mogą być jedynymi, którzy kupują "przybory kuchenne", ale będą również kupować "Artykuły biurowe".
Zaplanuj budżet zakupu dla każdego działu, wykorzystując roczny budżet firmy jako punkt wyjścia. Ustaw budżet miesięczny na zakupy każdego działu - może to wymagać udziału każdego szefa działu w celu ostatecznego zatwierdzenia.
Zbierz informacje o dostawcy, takie jak nazwa firmy, adres, numery telefonów, dane osoby kontaktowej i numer konta Twojej firmy. Połącz każdy zakupiony przedmiot z konkretnym dostawcą lub dostawcą. Dobrze jest mieć listę dostawców dla każdego produktu, który ma trzy głębokości, więc jeśli preferowany dostawca jest niedostępny, są dostawcy zapasowe, do których można przejść. Posiadanie więcej niż jednego sprzedawcy do zakupu zapobiega opóźnieniom w zamawianiu. Jest to szczególnie ważne w przedsiębiorstwach, w których części lub inne elementy muszą być zamówione i otrzymane terminowo.
Nawiąż relacje z dostawcami, aby negocjować rabaty cenowe i zarządzać zamówieniami specjalnymi. Wyznaczony przedstawiciel handlowy w firmie dostawcy może pomieścić i przyspieszyć zamówienia awaryjne lub krótki czas produkcji.
Napisz procedury
Napisz krok po kroku, aby każdy dział robił zakupy. Zastanów się, w jaki sposób zakup zostanie zamówiony, autoryzowany, zamówiony, otrzymany, dostarczony i opłacony. Rozważ wprowadzenie limitów zakupów dla różnych poziomów pracowników i personelu. Uwzględnij procedury zakupów ad-hoc, opcji płatności i zakupów, które mogą wymagać odpowiedzi od innych działów. Na przykład zakup nowych komputerów przez dział administracyjny będzie wymagał zaangażowania działu informatycznego i wkładu w zakup elementów instalacji, takich jak kable, modemy i routery.
Sformułuj krok po kroku proces zarządzania dokumentacją w procesie zakupu. W zależności od potrzeb firmy może być wymagany elektroniczny proces zakupu zamiast papierowego.
Zaprojektuj formularze wymagane dla każdego zakupu lub kup standardowe formularze umowy od dostawcy materiałów biurowych. Formularze mogą zawierać formularz zamówienia zakupu z miejscem na autoryzację, formularz zamówienia do wysłania do sprzedawcy, formularz do odbioru produktów w magazynie głównym i inny, który rozpoznaje dostawę do działu, który się o to zwrócił.
Zaprojektuj proces zarządzania skargami i odpowiedzialnością, przegląd relacji z dostawcami i strukturami rabatowymi, monitorowanie budżetów zakupowych oraz przegląd i ulepszanie procesu zakupów. Poprawianie i modyfikowanie procesu zakupu może przynieść lepsze zwroty, jeśli podejdzie się do niego metodycznie. Kwartalne i roczne przeglądy mogą przyczynić się do poprawy wyników spółki.
Stwórz podręcznik procedur zakupowych, który zawiera przewodnik krok po kroku dla pracowników, których należy przestrzegać. Instrukcja powinna określać jasne kroki, które każdy członek personelu musi wykonać, aby poprosić, uzyskać autoryzację i złożyć zamówienie. Powinien również określać osoby, które będą zarządzać procesem i są upoważnione do zatwierdzenia zakupu, jak również zatwierdzoną listę dostawców i listę formularzy, która pokazuje fizyczną lokalizację formularzy lub gdzie znajdują się w sieci komputerowej firmy.
