Systemy składania i klasyfikowania dzielą się na trzy główne typy: alfabetyczny, numeryczny i alfanumeryczny. Każdy z tych typów zbiorów ma zalety i wady w zależności od tego, jakie informacje są składane i klasyfikowane. Ponadto można podzielić każdy typ plików na podgrupy. Skuteczny system klasyfikacji zgłoszeń wykorzystuje najbardziej logiczny, praktyczny i elastyczny rodzaj systemu dla potrzebnych informacji.
Alfabetyczne systemy archiwizacji tematycznej
Alfabetyczne systemy tematyczne klasyfikują informacje według tematu, a następnie umieszczają etykiety tematów w kolejności alfabetycznej. Powiązane tematy nie są przechowywane w tym systemie. Zwykle ten typ systemu jest najlepszy, gdy zaangażowane są małe ilości informacji. Ten typ systemu archiwizacji i klasyfikacji jest czasami nazywany systemem "słownikowym". Podczas składania nazwisk nazwiska są używane jako sortownik główny, a imiona używane są tylko w przypadku identycznych nazwisk.
Enklopedia Encyklopedyczna
W systemie archiwizacji i klasyfikacji "encyklopedia" informacje są najpierw dzielone na kategorie ogólne, a podkategorie są umieszczane w kolejności alfabetycznej. Ten rodzaj archiwizacji jest szczególnie przydatny w przypadku obsługi dużej ilości informacji, ponieważ użytkownicy systemu nie muszą pamiętać o nazwie konkretnego pliku, aby go znaleźć. Zamiast tego mogą zacząć od znalezienia ogólnej kategorii i wyszukiwania w niej, aby znaleźć konkretny plik, którego potrzebują.
Alfabetyczne systemy geograficzne
Podzbiór zbioru encyklopedii i systemu klasyfikacji to alfabetyczny system archiwizacji geograficznej. W systemie geograficznym główne kategorie są podzielone według lokalizacji. Możesz użyć dowolnego rozmiaru lub rodzaju lokalizacji, od krajów do miast, do biur terenowych. Użytkownicy tego typu systemu zaczynają od wybrania obszaru geograficznego odpowiedniego dla ich wyszukiwania, a następnie szukają alfabetycznie w tym temacie, aby znaleźć konkretne informacje, których szukają.
Proste systemy numeryczne
Proste numeryczne systemy segregacji i klasyfikacji są bardzo proste w użyciu, ponieważ zwykle zaczynają się od numeru jeden i oznaczają każdy plik kolejnym numerem. Jednak korzystanie z tego typu systemu jest ograniczone, ponieważ często wymaga indeksu, aby pomóc użytkownikom znaleźć żądane pliki, a pliki o wysokiej aktywności mogą zostać przeciążone wokół tego samego obszaru numerycznego.
Dupleksowe systemy numeryczne
W dupleksowych systemach plików numerycznych pliki otrzymują etykiety numeryczne z kilkoma zestawami liczb. Ten rodzaj systemu archiwizacji może obsługiwać duże ilości danych. Różne zestawy cyfr mogą odpowiadać głównym kategoriom i podkategoriom, równolegle z encyklopedycznym systemem archiwizacji i klasyfikacji. Jedną wadą takiego systemu jest to, że indeks jest wymagany, aby zrozumieć, do czego odnosi się każda grupa numerów. Bardzo znanym typem dupleksowego systemu numerycznego jest system Dewey Decimal, którego większość bibliotek używa do katalogowania swoich kolekcji.
Chronologiczny system archiwizacji
Kolejną podkategorią numerycznych zbiorów danych są systemy chronologiczne, w których pliki uporządkowane są według daty. Zazwyczaj pliki są najpierw grupowane według roku, następnie według miesiąca, a następnie według dnia. Pliki korespondencji, takie jak listy e-mailowe, są zwykle zorganizowane w ten sposób, a najnowsze fragmenty danych są wyświetlane jako pierwsze.
Alfanumeryczne systemy segregacji
W alfanumerycznych systemach archiwizacji informacje są klasyfikowane według kategorii w systemie encyklopedycznym, ale przy użyciu liter i cyfr oznaczają kategorie. Użycie zarówno liter, jak i liczb pozwala na znacznie większe pole kategorii niż użycie samych liczb. Tak więc system archiwizacji i klasyfikacji Biblioteki Kongresu, który jest alfanumeryczny, pozwala na większą liczbę kategorii niż system dziesiętny Deweya, który jest ograniczony do dziesięciu głównych kategorii.
