Zgodnie z ustawą o tajemnicy bankowej instytucje finansowe muszą przechowywać odpowiednie zapisy i raporty dotyczące określonych transakcji walutowych. Ustawa określa przepisy, które nakazują zgłaszanie określonych działań, w tym korzystanie z przelewów bankowych do wysyłania i odbierania pieniędzy. Instytucje finansowe wykorzystują raporty transakcji walutowych i raporty podejrzanych działań jako podstawowy sposób spełnienia wymogów ustawy.
Ogólne wymagania
Wysyłanie i odbieranie pieniędzy za pośrednictwem przelewów bankowych podlega transakcji walutowej. Dlatego banki muszą rejestrować informacje o swoich klientach podczas przetwarzania przelewów. Informacje, które rejestrują, obejmują imię i nazwisko klienta, jego adres fizyczny, datę urodzenia i numer ubezpieczenia społecznego. Jeżeli klient jest nierezydentem, bank musi zarejestrować numer identyfikacyjny podatnika.
Bank musi również odnotować dokumentację używaną do weryfikacji tożsamości klienta. Sama wzmianka, że bank zna jednostkę, jest niewystarczająca. Raport musi zawierać numer konta nadawcy oraz kwotę i rodzaj transakcji. Musi również zawierać kraj pochodzenia i amerykański odpowiednik waluty obcej w dniu transakcji.
Agregacja transakcji
Banki muszą składać raporty transakcji walutowych za przelewy o wartości przekraczającej 10 000 USD. Jeśli kilka przelewów jest przetwarzanych dla tej samej osoby, bank musi traktować je jako jedną transakcję i musi zgłosić przelewy, jeśli ich kwota przekracza 10 000 USD. Jeśli jednak transakcje te dotyczą wielu firm należących do jednej osoby, transakcje nie są agregowane. Wynika to z założenia, że firmy będące własnością są niezależnymi osobami, więc każda firma traktowana jest osobno.
Faza I Zwolnienia
Niektóre organizacje mogą kwalifikować się do zwolnienia z raportowania transakcji walutowych. Podmioty te zaliczane są do kategorii zwolnień w fazie I lub fazie II. Zwolnienia fazy I przyznawane są bankom w zakresie ich działalności krajowej. Również agencje rządowe i podmioty sprawujące władzę rządową w USA kwalifikują się.
Banki muszą złożyć raport na temat systemu e-zgłoszenia do ustawy o tajemnicy bankowej w celu zwolnienia kwalifikujących się spółek. Raport ten jest wymagalny w ciągu 30 dni od pierwszej transakcji banku ze zwolnioną spółką.
Zwolnienia fazy II
Nawet jeśli firma nie spełnia kryteriów zwolnień w fazie I, może nadal kwalifikować się do zwolnienia z CTR. Firmy te obejmują klientów listy płac oraz firmy nienotowane na giełdzie. Kwalifikujące się firmy nienotowane na giełdzie to firmy, które przeprowadzają transakcje z dużymi kwotami w bankach zwolnionych z podatku. Jedynie działalność krajowa tych spółek kwalifikuje się do zwolnienia. Ponadto muszą to być firmy amerykańskie lub zarejestrowane w celu prowadzenia działalności gospodarczej w Stanach Zjednoczonych. Klienci listy płac to firmy, które wypłacają pieniądze na rzecz pracowników z USA. Muszą to być również amerykańskie korporacje.
