Po zarejestrowaniu transakcji finansowych przez cały miesiąc, personel księgowy musi przeprowadzić proces zamykania w celu sfinalizowania dokumentacji finansowej za dany miesiąc i przygotowania rachunków na następny miesiąc. Każda firma korzysta z tymczasowych kont lub rachunków przychodów i wydatków, co pozwala firmie rejestrować łączne działania na tych kontach za dany miesiąc. Celem procesu zamknięcia jest zamknięcie sald na tych kontach, co pozwala im rozpocząć od salda zerowego w następnym miesiącu. Proces zamykania cyklu rozliczeniowego składa się z czterech etapów.
Zamknij przychody
Pierwszy krok w procesie zamykania obejmuje zamknięcie wszystkich kont przychodów. Księgowy sprawdza każdy rachunek przychodów i identyfikuje każde konto z saldem. Firmy rejestrują wszystkie transakcje za pomocą poleceń zapłaty i kredytów. Konta przychodów utrzymują normalne saldo kredytowe. Księgowy zamyka dochody, obciążając każde konto końcowym saldem. Księgowy przypisuje konto o nazwie Podsumowanie dochodu dla wszystkich debetów zarejestrowanych dla kont przychodów.
Zamknij koszty
Drugi krok w procesie zamykania obejmuje zamknięcie wszystkich rachunków wydatków. Księgowy sprawdza każdy rachunek wydatków i konta z saldem większym od zera. Rachunki wydatków zachowują normalne saldo debetowe. Księgowy zamyka wydatki poprzez zaliczenie każdego rachunku salda końcowego. Księgowy obciąża konto o nazwie Podsumowanie dochodu dla wszystkich kredytów zarejestrowanych na rachunkach wydatków.
Zamknij podsumowanie dochodów
Rachunek zysków i strat istnieje tylko podczas procesu zamykania w celu wyzerowania rachunków przychodów i rozchodów. Po zamknięciu tych rachunków księgowy musi zamknąć rachunek podsumowujący dochód. Księgowy określa saldo na tym koncie, przeglądając dwa pierwsze wpisy zamykające. Przychody netto wykazywane w rachunku zysków i strat są równe przychodom pomniejszonym o wydatki i powinny być równe saldo na koncie Podsumowanie dochodu. Jeśli rachunek podsumowujący dochód ma saldo debetowe, księgowy powinien zaksięgować to saldo i obciążyć zyski zatrzymane. Jeśli rachunek podsumowujący dochód ma saldo kredytowe, księgowy powinien obciążyć to konto saldem i uznaniem zatrzymanych zysków.
Zamknij dywidendy
Ostateczny zapis w procesie zamykania dotyczy dywidend zadeklarowanych w danym okresie. Dywidendy stanowią zwrot kapitału i zaczynają się od zera za każdy okres. Dywidendy mają normalne saldo debetowe. Księgowy zamyka rachunek Dividend, uznając konto Dividend i przypisując zyski zatrzymane saldo.
