Chcesz, aby Twoi pracownicy korzystali z czasu urlopu według własnego uznania, ale Twoim zadaniem jest zapewnienie, że masz pracowników we wszystkich działach przez cały rok, aby móc kontynuować normalną działalność. Jedynym sposobem na koordynację wakacji pracowników jest utworzenie głównego kalendarza urlopowego. Możesz korzystać z różnych programów online lub na komputerze, aby porównać harmonogramy i odpowiednio zarządzać czasem urlopu pracownika. Możesz także zachować papierowy kalendarz, jeśli wolisz tę metodę.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program kalendarza
-
Szablon kalendarza
Elektroniczny kalendarz
Przejdź do wybranego oprogramowania kalendarza na komputerze lub w Internecie. Dostępnych jest kilka programów do tworzenia kalendarza elektronicznego, w tym edytorów tekstu, oprogramowania kalendarza lub programów online.
Wybierz opcję dodania nowego kalendarza i dodaj nazwę głównego kalendarza urlopowego firmy. Zapisz go na dysku twardym lub w wybranej lokalizacji w sieci lub Internecie w oparciu o wybór oprogramowania. Zablokuj wszelkie dni lub tygodnie, w których pracownicy nie mogą wziąć urlopu lub poinformować kierowników o tej opcji.
Utwórz profile dla wybranego oprogramowania, które określają uprawnienia i opcje, jakie mają ludzie. Na przykład ty i twoja kopia zapasowa potrzebujesz globalnych uprawnień administracyjnych, aby wprowadzić wszystkie zmiany, ale menedżerowie mogą dodawać tylko zdarzenia z czasem rozpoczęcia i zakończenia, które później zatwierdzasz. Dodaj użytkowników i ich nazwy użytkownika do programu i dołącz do nich poprawny profil. Pozwól menedżerom tworzyć swoje indywidualne hasła lub dodaj ogólny, który mogą zmienić. Na koniec, aby udostępnić kalendarz wszystkim pracownikom, utwórz profil i hasło, korzystając tylko z opcji wyświetlania, z których może korzystać każdy pracownik. Jeśli masz wielu pracowników, możesz utworzyć kilku ogólnych użytkowników i hasła z opcjami wyświetlania.
Stwórz elektroniczny szablon, za pomocą którego pracownicy mogą poprosić kierowników o czas wakacji. Dodaj miejsce na zatwierdzenie swojego menedżera. Możesz zrobić ten szablon z edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Udostępnij ten szablon wszystkim menedżerom, aby mogli dać swoim pracownikom, gdy będą potrzebować wakacji.
Wymagaj od kierowników działów zatwierdzania wniosków urlopowych składanych przez pracowników. Poproś kierownika, aby wysłał prośby o urlop do elektronicznego kalendarza, ale poproś o przesłanie kopii zatwierdzonego wniosku o urlop. Niektóre firmy wymagają od menedżerów przesyłania dalej takich żądań, podczas gdy inni mogą wymagać aktualizacji żądań wakacji do kalendarza w określonym dniu tygodnia. W razie potrzeby przejrzyj i zaakceptuj dodane wakacje.
Regularnie drukuj kopię głównego kalendarza urlopów i publikuj go w pokoju dziennym, kuchni lub pokoju gościnnym.
Śledzić wszystkie wnioski o urlop, aby zapewnić pracownikom czas na książki na wakacje. Wydrukuj zatwierdzone prośby o urlop i zachowaj kopię w aktach osobowych. Prześlij elektroniczną kopię prośby o urlop na listę płac.
Kalendarz papierowy
Pobierz bezpłatny kalendarz z Internetu lub wybierz szablon kalendarza z wybranego programu. Wydrukuj kopię tego kalendarza. W razie potrzeby możesz również uzyskać puste szablony kalendarzy ze sklepów biurowych. Opublikuj kalendarz w centralnej lokalizacji, na przykład w kuchni biurowej, pokoju gościnnym lub w pokoju pocztowym.
Zablokuj wszystkie tygodnie, w których pracownicy nie mogą brać urlopu. Możesz wyszarzyć te obszary lub umieścić duże X w dniach, w których pracownicy nie mogą startować.
Wymagaj od pracowników, aby zapisali swoje wnioski o zwolnienie i przekazali je swojemu przełożonemu do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu przez kierownika żądanie zostanie przesłane do Ciebie. Następnie sprawdź kalendarz, aby upewnić się, że wszystkie obszary Twojej firmy mają wymaganą liczbę pracowników przed zatwierdzeniem prośby o zwolnienie.
W razie potrzeby dodaj zatwierdzone wakacje do kalendarza firmy. Przekaż zatwierdzone wnioski o urlop na listę płac i zachowaj kopię dla akt osobowych pracownika.
Wskazówki
-
Przed ustaleniem kalendarza urlopowego firmy zapoznaj się z polityką firmy i procedurą dotyczącą urlopów. Jeśli go nie posiadasz, musisz utworzyć zasady i instrukcje dotyczące składania wniosków o urlop zgodnie z procedurami wybranymi dla kalendarzy elektronicznych lub papierowych.
Upewnij się, że zasady zawierają informacje wskazujące na żądania, które podlegają zatwierdzeniu przez menedżera i dostępnemu czasowi wakacji. Aby wyjaśnić wszelkie problemy związane z zasadami, możesz uwzględnić język, który określa zasadę "kto pierwszy, ten lepszy", ale wskaż, kiedy wielu pracowników składa wniosek o zwolnienie z tego samego okresu o tej samej porze, starszeństwo.
Dołącz formularz wniosku o zwolnienie w sekcji procedur w podręczniku pracownika. Przekaż zaktualizowane kopie do włączenia do instrukcji w razie potrzeby.
Ostrzeżenie
Przejrzyj zasady i procedury, aby upewnić się, że są zgodne z prawem stanowym i federalnym. Podczas gdy firmy nie są zobowiązane do dawania pracownikom wakacji, kiedy to robią, muszą przestrzegać federalnych i stanowych przepisów w administracji programu.
Uwzględnij w polityce naliczanie urlopów, aby pracownicy wiedzieli, ile mają urlopów za swoje lata pracy.
