Jak kontrolować dostawcę

Dostawcy jakości są niezbędną częścią organizacji, ponieważ zapewniają dobro i usługi, których używasz do obsługi klientów. Praktyki biznesowe dostawców mają bezpośredni wpływ na Twoją organizację. Jeśli masz dostawcę, który nie jest w stanie dostarczyć produktów na czas, ma to bezpośredni wpływ na Twoje przychody. Audyt dostawcy jest niezbędną częścią systemu zarządzania jakością. Możesz zdecydować się na audyt nowego dostawcy, ponieważ rozważasz jego wykorzystanie do potrzeb Twojej firmy lub możesz zdecydować się na audyt obecnego dostawcy z powodu incydentu, który miał miejsce w przeszłości.

Skontaktuj się z dostawcą, aby zaplanować czas przeprowadzenia audytu. Zwróć uwagę na odpowiedź dostawcy, szczególnie, czy są oni otwarci na przeprowadzanie audytu. Weź pod uwagę czas dostawcy i spróbuj zaplanować czas audytu, który przyniesie korzyści obu stronom.

Opracuj swój plan audytu i przejrzyj historię jakości swojego dostawcy. Twój plan audytu jest określony przez powód przeprowadzenia audytu. Jeśli na przykład wystąpiły problemy z produkcją u dostawcy, należy poświęcić więcej czasu na sprawdzenie obszaru produkcji.

Przyjazd do zakładu dostawcy na czas. Ważne jest, aby uwzględnić harmonogram czasowy dostawcy. Jeśli to możliwe, staraj się unikać zmiany harmonogramu kontroli, ponieważ sprawia ona, że Twoja firma wydaje się nieprofesjonalna.

Zwróć uwagę na parking, śmietnik i obszar front office, aby sprawdzić, czy są one zadbane. Zwróć uwagę, jeśli zostaniesz powitany w profesjonalny i uprzejmy sposób. Wszystkie te elementy są odzwierciedleniem zasad zespołu zarządzającego dostawcy.

Zapoznaj się z udogodnieniami. Poszukaj wszelkich defektów sprzętu lub problemów z bezpieczeństwem. Zapytaj, ilu pracowników tymczasowych i ilu pracowników zatrudnionych jest w zakładach. Sprawdź zasady wysyłki dostawcy i obserwuj procesy produkcji i montażu. Udokumentuj postawę menedżera podczas zwiedzania obiektów i przeprowadzania audytu.

Sprawdź istniejące faktury dostawcy i umowy cenowe, aby upewnić się, że dostawca dokładnie nalicza opłaty. Poszukaj rozbieżności w cenach, takich jak niedokładne obciążenia i zmiany cen wprowadzone przed zaplanowanym terminem. Współpracuj z działem odpowiedzialnym za konta, aby wyszukać wszelkie niespójności w fakturach dostawców, w tym niewyjaśnione różne opłaty i niedokładne koszty wysyłki i transportu.

Zweryfikuj warunki handlowe nowego dostawcy. Po kilku miesiącach korzystania z nowego dostawcy należy przejrzeć próbną partię faktur dostawcy, wiersz po linii i kontrakty biznesowe, aby sprawdzić, czy warunki są zgodne. Jeśli zauważysz rozbieżność, która świadczy o przeładowaniu, skontaktuj się z dostawcą i poproś o zwrot pieniędzy.

Zrób dobre notatki z rzeczy, które obserwujesz. Pomoże Ci to, gdy nadejdzie czas na napisanie oceny i przedstawienie jej kierownictwu. Dodaj do notatki tak dużo szczegółów, jak to konieczne, aby skutecznie rozwiązywać wszelkie problemy.

Napisz swoją ocenę. Dołącz do swojej oceny wszelkie zalecenia i poprzyj je dowodami. Na przykład, jeśli jesteś polecany jako nowy sprzęt, udokumentuj wadliwy sprzęt, który zauważyłeś podczas wykonywania audytu. Przekaż dostawcy ocenę i omów wszelkie problemy, które ma twój dostawca.