Raport After After Report (AAR) jest doskonałym narzędziem do oceny projektów zespołowych po ich ukończeniu. Ten rodzaj raportu może być bardzo krótki lub dość długi, w zależności od zakresu i czasu analizowanego projektu, ale niezależnie od długości, raport zawsze służy temu samemu celowi: ocenie i poprawie.
Co to jest AAR?
Po prostu jest to sposób na zastanowienie się nad projektem po jego zakończeniu. Dzielenie się wynikami projektu, zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi, może pomóc przyszłym zespołom w wypełnianiu własnych projektów i unikaniu pułapek napotkanych po drodze. Celem jest zmaksymalizowanie nauki z pracy, aby nie popełniać tych samych błędów dwukrotnie. Każdy członek zespołu powinien uczestniczyć w rocznym sprawozdaniu z działalności; każdy głos się liczy.
Co uwzględnić w rocznym sprawozdaniu z działalności
W idealnej sytuacji grupa będzie pracować nad rocznym sprawozdaniem z działalności jako zespół. Po zakończeniu projektu zespół powinien jak najszybciej zebrać informacje o tym, co poszło dobrze, co poszło nie tak i co można poprawić. Oto niektóre z pytań, na które należy odpowiedzieć i uzyskać odpowiedź:
- Co miał zostać osiągnięty w tym projekcie?
- Co właściwie zostało osiągnięte?
- Dlaczego istnieją różnice?
- Jakie aspekty projektu działają?
- Co nie działało i dlaczego?
- Co byś zmienił, gdyby dano ci drugą szansę?
Pierwsze trzy pytania określają, co faktycznie wydarzyło się podczas realizacji projektu i zapewniają zgodność wszystkich członków zespołu. Ostatnie trzy pytania dają zespołowi okazję do refleksji nad wartością projektu i podjęcia decyzji, co należy poprawić.
Przykład AAR
Wyobraźmy sobie, że trzyosobowy zespół w społeczeństwie humanitarnym miał za zadanie rozpoczynać cotygodniowy biuletyn e-mailowy. Zajmowali trzy miesiące, aby znaleźć platformę, opracować pomysły dotyczące treści i napisać dwa pierwsze biuletyny. Teraz zgromadzili się, aby ocenić projekt i zapisać AAR dla swojego menadżera. Pomoże to zespołowi ocenić, czy należy wprowadzić jakiekolwiek zmiany. Daje także menedżerowi pomysł na status projektu i jego dotychczasowy sukces.
Podsumowanie projektu:
Zostaliśmy poproszeni o opracowanie i uruchomienie cotygodniowego biuletynu e-mail dla ludzkiego społeczeństwa. Po zapoznaniu się z różnymi platformami do tworzenia treści i wysyłania biuletynów e-mail, wybraliśmy X, ponieważ był niedrogi, ale dostosowany do naszych potrzeb. Nasza początkowa lista mailingowa składa się z 5000 nazwisk, które zebraliśmy podczas wydarzenia społeczności tego lata.
Zrobiliśmy listę trzech tematów, które planujemy opisywać co tydzień w naszym biuletynie: Zwierzęta do adopcji, Opieka nad zwierzętami i Spotlight dla zwierząt domowych. Pod każdym tematem będziemy mieli opowiadanie i zdjęcia. Ponieważ głównym celem biuletynu jest zwiększenie wskaźników adopcji, dostosowaliśmy nasze tematy do tej potrzeby.
Napisaliśmy dwa kompletne biuletyny i wysłaliśmy je do 5000 subskrybentów naszej listy mailingowej. W ostatnim tygodniu adopcje wzrosły o 5 procent jako bezpośredni wynik.
Miejsca rozwoju
- Musimy zlecić innemu członkowi zespołu kopiowanie każdego biuletynu, ponieważ błędy zostały pominięte.
- Chcemy poprawić jakość zdjęć i planujemy włączyć kamerę do naszego budżetu.
- Planujemy stworzyć oficjalną ankietę dla osób adoptujących, aby sprawdzić, czy biuletyn jest przyczyną zwiększonych adopcji. Opieramy naszą ocenę wyłącznie na ustnie.
Jak widać, to roczne sprawozdanie z działalności jest dość krótkie, ale określa ono, co zostało wykonane, a także konkretne obszary wymagające poprawy. Ten AAR zostanie przekazany menedżerowi w celu późniejszego odniesienia i przeglądu.
