Korzyści z tytułu podatku i odpowiedzialności wynikające z włączenia firmy są równoważone przez większe wymogi prawne. Musisz prowadzić działalność zgodnie z wymogami stanowymi i federalnymi dotyczącymi zachowań korporacyjnych. Jednym z wymogów jest coroczne spotkanie akcjonariuszy, nawet jeśli jesteś jedynym właścicielem. Trzeba też minutami nagrywać, co wydarzyło się na spotkaniu.
Nie komplikuj
Prowadzenie protokołu ze spotkania jest wymogiem prawnym, ale jest również przydatne. Protokół dowodzi, że spełniłeś wymagania dotyczące spotkania prawnego i udokumentujesz decyzje, głosy i podjęte działania. Nie musisz uwzględniać wszystkich najdrobniejszych szczegółów: liczy się wynik głosowania, a nie każdy punkt debaty. Musisz dobrze poznać wszystkie fakty. Po wpisaniu minut wszyscy obecni powinni zostać poproszeni o podpisanie się pod ich dokładnością. Chroni to firmę, jeśli ktoś później sprzeciwi się decyzji. Zachowaj język prosty i formalny, aby nie było wątpliwości, jak interpretować minuty.
Powiadomienie
Korporacja S, nawet jednoosobowa firma, musi posiadać regulamin. Regulamin określa datę dorocznego zgromadzenia akcjonariuszy, ale nadal należy powiadomić akcjonariuszy z wyprzedzeniem. Powiadomienie zawiera datę, godzinę i miejsce oraz listę wszystkich działań, które chcesz podjąć, oraz wszystkich kandydatów na stanowiska zarządu. Podczas składania protokołu należy dołączyć kopię powiadomienia. Jeśli ktokolwiek został powiadomiony z opóźnieniem, poproś ją o podpisanie zrzeczenia się powiadomienia. Dołącz to również do minut.
Biorąc udział
Twój protokół powinien zawierać listę wszystkich uczestników spotkania - wszystkich akcjonariuszy i każdego dyrektora. Jeśli Twój regulamin ustanowi kworum - minimalna liczba uczestników - lista pokazuje, że spotkałeś się z kworum, więc podjęte głosy były prawnie wiążące. Jeśli regulamin nie określa kworum, obowiązuje zasada rządowa. Zasady mogą polegać tylko na tym, że masz większość obecnych akcjonariuszy uprawnionych do głosowania lub na ustalonej części - na przykład jedna trzecia z nich w Delaware - lub stan może nie ustawić minimum. Jeśli jesteś jedynym właścicielem, 100% udziałowców jest zawsze obecnych.
Podjęte działania
Typowe doroczne spotkanie zawiera raport na temat finansów przedsiębiorstw i głosowanie na zarząd. Protokół powinien zawierać listę kandydatów i głosy, które otrzymał każdy z kandydatów. Jeżeli korporacja S chce decyzji akcjonariusza w innych sprawach, protokół powinien określać emisję i sumować głosy. Wszystkie roczne protokoły powinny być przechowywane w pliku lub "książce minutowej", aby mieć dostęp do referencji, jeśli ktoś zadaje pytania o to, w jaki sposób odbyły się spotkania.
