Jeśli kiedykolwiek szukałeś pracownika, a w końcu odkryłeś - po zadaniu trzech różnych osób - że jest na wakacjach lub na lunch, arkusz logowania do pracy może być cennym zaoszczędzeniem czasu. Arkusze logowania do pracy mogą być pomocne w monitorowaniu sytuacji i zachowań pracowników, a także w nieformalnej metodzie śledzenia czasu pracownika w celu obliczenia wypłat. Ponadto możesz użyć arkuszy logowania do pracy, aby określić, nad którymi projektami pracują obecnie pracownicy.
Określ cel swojego arkusza logowania do pracy. Wyznacz pracownika działu zasobów ludzkich, aby zachował dokładność, kompletność i przechowywanie arkuszy rejestracji pracy. Niektóre arkusze logowania są przeznaczone do celów pomiaru czasu, które są używane do obliczania wynagrodzeń, dlatego ważne jest, aby zachować je jako oficjalne zapisy, tak jak inne rejestry zatrudnienia. Inne arkusze logowania są przydatne do wskazania, którzy pracownicy są w pracy i na terenie oraz kto jest poza biurem lub na wakacjach. Jeśli oprócz oficjalnych rejestrów czasu używasz arkuszy logowania, nie jest tak ważne przechowywanie arkuszy logowania jako części oficjalnej listy płac i zatrudnienia Twojej firmy.
Uzyskaj spis pracowników i sortuj pracowników według rangi lub pozycji, działu i stanowiska. Na podstawie tego, co zamierzasz osiągnąć, śledząc logowanie pracowników, możesz wykluczyć menedżerów wysokiego szczebla i kierownictwo z listy. Jeśli lista służy celom obecności lub określeniu, kiedy niektórzy pracownicy są w biurze lub poza nim, pozostaw listę nietkniętą z nazwiskami wszystkich pracowników. Jeśli Twoim celem jest delegowanie zadań służbowych, ustal, czy pracownicy powinni być wtajemniczeni w zadania zlecane menedżerom i kierownictwu, a także odpowiednio poprawiaj swoją listę.
Sortuj pracowników według zmiany lub harmonogramu pracy. Na przykład utwórz trzy osobne listy lub arkusze logowania, jeśli Twoja firma jest operacją 24-godzinną. Nazwy pracowników powinny być sortowane według zmian dziennych, wieczorowych i nocnych.
Wyświetlaj nazwiska pracowników, najpierw według działu, a następnie w kolejności alfabetycznej, na osi pionowej arkusza kalkulacyjnego. Na przykład na lewym marginesie osi pionowej wpisz "Zasoby ludzkie" i nazwiska pracowników działu personalnego pod nazwą działu.
Wpisz nagłówki w kolumnach wzdłuż poziomej osi arkusza kalkulacyjnego. Jeśli nie umieścisz nazw działów na osi pionowej, utwórz kolumnę po prawej stronie nazwy każdego pracownika, aby wyświetlić dział, w którym pracuje pracownik. Kontynuuj z nagłówkami kolumn, takimi jak "Numer identyfikacyjny pracownika" i kolumną dla " Poza biurem. "Aby śledzić codzienne godziny, wpisz" Time in "i" Time out ", a następnie dwie identyczne kolumny" Time in "i" Time out ", aby zapisać czas na lunch. Rozważ inną kolumnę po prawej stronie arkusza kalkulacyjnego, w której znajdują się uwagi lub dodatkowe informacje, takie jak przypisanie do projektu lub zadania.
Publikuj arkusze logowania pracy w widocznym miejscu przy wejściu pracownika i wymieniaj je codziennie lub w razie potrzeby.
Ostrzeżenie
Jeśli numery identyfikacyjne pracownika są takie same jak numery ubezpieczenia społecznego, zachowaj poufność informacji o pracownikach i nie umieszczaj tej kolumny w arkuszu kalkulacyjnym. Skorzystaj z niezależnego osądu przy podejmowaniu decyzji o włączeniu innych formularzy numerów identyfikacyjnych pracowników.
