Firmy mają aktywa, które z czasem tracą na wartości i mogą wymagać usunięcia. Przykładem są stare samochody, które mogą być drenażem firmy ze względu na częste naprawy. Pismo o sprzedaży aktywów stanowi ostateczne umieszczenie lub usunięcie odpadów, nadwyżek lub złomu przy użyciu właściwego procesu i pod odpowiednim nadzorem. Unieszkodliwianie można osiągnąć poprzez porzucenie, zniszczenie, internowanie, spalenie, darowiznę lub sprzedaż. Aktywa muszą być zbyte zgodnie z polityką usuwania aktywów.
Określić procedury unieszkodliwiania aktywów w stanie, w którym znajduje się Twoja firma; następnie wskaż je w liście do zbycia aktywów. Wypełnij formularz wniosku o zbycie aktywów, który zwykle można uzyskać z działu zakupów firmy. Jeśli sprzedaż aktywów będzie metodą sprzedaży, poproś zainteresowanych kupujących o wyrażenie swoich zainteresowań. Określ konkretne aktywa, które mają zostać sprzedane, i podaj ich aktualną wartość.
Określ miejsce, w którym osoby zainteresowane zakupem aktywów powinny udać się na ich obejrzenie. Wskaż czas oglądania i procedurę, którą należy zastosować do przeprowadzenia sprzedaży. Określić, czy kupujący powinien wpłacić zaliczkę w dniu sprzedaży i czy są pobierane opłaty za udział w aukcji.
W zbiorze aktywów warto zamieścić opcje przetargowe, aby zbyć aktywa za pomocą "systemu przetargowego". (Różnica między "sprzedażą" a "przetargiem" polega na tym, że sprzedaż polega na sprzedaży aktywów po ustalonej cenie, podczas gdy przetarg wiąże się z ustalaniem przez kupujących cen, które są gotowi zapłacić. W systemie przetargowym aktywa sprzedawane są licytantowi, który zaoferował najwyższą cenę.)
Jedną z opcji jest sprzedaż aktywów wewnętrznie, czyli członkom - takim jak pracownicy lub akcjonariusze - firmy. Wskaż, czy odbędzie się zewnętrzna procedura przetargowa, co oznacza, że osoby z zewnątrz będą mogły składać oferty. Pismo o zbyciu aktywów musi wyraźnie określać te opcje i wskazywać metodę - na przykład gazety lub w Internecie - o reklamowaniu oferty.
Wskaż w piśmie o zbyciu aktywów, czy istnieje minimalna cena ofertowa i co się stanie, jeśli to minimum nie zostanie spełnione. Należy określić, czy usuwanie zostanie wstrzymane, czy też zostaną rozważone inne metody usuwania.
Proszę wskazać w piśmie o zbyciu aktywów, czy zezwolenie na obrót będzie dozwolone. To tutaj następuje wymiana aktywów i zastosowanie do zakupu nowych produktów. W takim przypadku należy podać, że formularz wniosku o zbycie aktywów zostanie złożony i przekazany do działu firmy odpowiedzialnego za zarządzanie aktywami. Niektóre firmy zlecają jednak firmom świadczącym usługi finansowe, takim jak banki inwestycyjne, zarządzanie swoimi aktywami. W takich przypadkach formularze wniosków o zbycie aktywów są przekazywane do odpowiednich firm świadczących usługi finansowe.
Wskaż, czy aktywa zostaną usunięte poprzez darowiznę ludziom potrzebującym, czy też zostaną zniszczone. Wskaż proces, który należy wykonać, aby określić, do kogo zostaną przekazane zasoby. Jeśli likwidacja nastąpi poprzez zniszczenie, wskaż, w jaki sposób zostanie to zrobione i jakie odpowiednie prawa muszą być przestrzegane.
