Kontrolowanie gotówki w twojej firmie wymaga rzetelnego prowadzenia księgowości i bezpieczeństwa. Z drugiej strony transakcje gotówkowe w Stanach Zjednoczonych dla małych firm są w mniejszym stopniu uzależnione od oszustw, opłat, okresów oczekiwania i błędów w płatnościach. Z drugiej strony, gotówka niezbyt dobrze kontrolowana może przyciągnąć większą kontrolę ze strony IRS oraz kryminalną pokusę ze strony pracowników i innych osób. Zastosowanie kilku metod wewnętrznej kontroli gotówki może pomóc zminimalizować ryzyko.
Lustracja pracowników
Kontrola gotówki zaczyna się od ludzi. Pracownicy obsługujący gotówkę - lub jej ekwiwalenty, w tym czeki i karty kredytowe - powinni zostać dokładnie sprawdzeni. Kontrole rejestrów karnych, przesiewowe badania leków i weryfikacja wcześniejszego zatrudnienia mogą być częścią procesu weryfikacji. Według raportu Journal of Management and Marketing Research na temat wpływu przestępczości na biznes, "Kontrole w tle powinny również zawierać raport historii kredytowej, ponieważ niektórzy pracownicy mogą uciekać się do defraudacji funduszy firm, gdy presja finansowa z uzależnienia od narkotyków, cudzołóstwa, hazardu lub wydatków medycznych wydaje się nie do pokonania."
Dokumentowanie transakcji
Prowadzenie rachunków transakcji gotówkowych umożliwia dokładne prowadzenie księgowości i spełnia wymagania IRS, tworząc to, co Departament Handlu Stanów Zjednoczonych nazywa "bezsporną ścieżką audytu". Ponumerowane, dwuelementowe pokwitowania są idealne, ponieważ umożliwiają przekazanie jednego egzemplarza paragonu klientowi i zachowaj drugą kopię dla twoich zapisów. Regularne liczenie kas rejestrujących może pomóc w zapewnieniu dokładności. Drukowanie kalkulatorów i książeczek pokwitowań może być również przydatne w dokumentowaniu transakcji gotówkowych.
Segregacja ceł
Częścią wewnętrznej kontroli gotówki jest objęcie kontroli transakcji pieniężnych przez więcej niż jedną osobę. Zasady własne Yale University dotyczące segregowania obowiązków wymagają, aby żadna osoba nie była wyłącznie odpowiedzialna za obsługę wstępnych transakcji gotówkowych, prowadzenie ewidencji, uzgadnianie salda, transportowanie lub zdeponowanie gotówki i zatwierdzanie księgowości. Według Yale University, "Kiedy te funkcje nie mogą być rozdzielone, szczegółowy kontrolny przegląd powiązanych działań jest wymagany jako kompensacyjne działanie kontrolne."
Zabezpieczanie gotówki
Instalowanie kamer wideo i używanie sejfów do przechowywania gotówki to metody zabezpieczania gotówki w punktach, w których odbywają się transakcje. Przypisanie jednego pracownika i jednego przełożonego do zarządzania depozytem bankowym firmy to metoda, która pomaga chronić pieniądze przed i podczas transportu. Uzgadnianie wpływów gotówkowych z księgami lokat bankowych codziennie i przeprowadzanie comiesięcznych przeglądów księgowości Twojej firmy to sposoby, dzięki którym możesz uważnie obserwować wewnętrzne rekordy kasowe i powstrzymywać problemy z IRS.
Wskazówka IRS
Według IRS: "Jeśli w ciągu 12 miesięcy otrzymasz od jednego kupującego więcej niż 10 000 $ w wyniku transakcji w twoim handlu lub firmie, musisz zgłosić to do Urzędu Skarbowego (IRS) i sieć egzekwowania przestępstw finansowych (FinCEN) na formularzu 8300. "Przedsiębiorstwa mają 15 dni od daty otrzymania pojedynczej transakcji gotówkowej w wysokości 10 000 USD lub więcej na formularzu 8300 za pośrednictwem IRS.
