Planowanie udanej konwencji wymaga znajomości głównych celów strategicznych organizacji przyjmującej przed rozpoczęciem prac nad podstawową logistyką spotkań. Wykorzystując swoje cele strategiczne, możesz skutecznie planować przyciągnięcie uczestników, wybrać odpowiednie miejsce, wybrać najlepszych mówców i opracować najbardziej atrakcyjne udogodnienia i działania.
Określ swoje strategiczne cele
Cele organizacji związane z konwencją nie zawsze są takie same, jak cele uczestników kongresu. Poznaj przyczyny organizacji hostingu konwencji. Może to przyciągać i zatrzymywać członków, generować zyski, zapewniać członkom rady i komitetom korzyści wakacyjne lub generować reklamę medialną dla organizacji.
Ustaw swój plan taktyczny
Po poznaniu swoich strategicznych celów, ustal cele taktyczne, aby je osiągnąć. Mogą one obejmować wybór seminariów i prelegentów w celu przyciągnięcia określonych uczestników, zorganizowanie targów przynoszących dochód, dodanie działań małżonków w celu zwiększenia frekwencji, zorganizowanie funkcji społecznych, takich jak turniej golfa lub rejs po rzece, zorganizowanie bankietu nagród lub coroczne głosowanie członkostwo. Twój plan marketingowy powinien obejmować strategie reklamowe, public relations, promocyjne i społecznościowe w celu promowania konwencji.
Zaplanuj budżet
Określ cele finansowe organizacji dla konwencji i przejrzyj swoje liczby. Możesz ograniczyć się do określonego budżetu, jeśli konwencja jest wydatkiem. Organizacja może mieć docelowy zysk lub możesz wydać pieniądze na podstawie przewidywanych przychodów. Twórz prognozy w oparciu o optymistyczne i zachowawcze przychody z rejestracji i sponsoringu.
Zarys swojej agendy
Następnie zaplanuj swój program wydarzeń. Wybierz datę, miejsce i zajęcia. Wiele konwencji ma motyw, który wyjaśnia ogólny cel wydarzenia i pomaga przyciągnąć uczestników. Może zajść potrzeba pozyskania danych wejściowych dotyczących dat i potencjalnych lokalizacji ze swojej tablicy lub uczestników oraz przeprowadzenia wizyt na miejscu w wielu miejscach, zanim je wybierzesz. Przejrzyj informacje o poprzednich konwencjach, aby dowiedzieć się o miejscach, frekwencji, wynikach finansowych oraz opinii uczestników i sponsorów. Utwórz kalendarz, który rozpoczyna się od zameldowania uczestnika i obrysowuje harmonogram każdego dnia.
Zbadaj potrzeby logistyczne
Rozpocznij kontakt z lokalami, głośnikami, dostawcami posiłków, ofertami rozrywki, firmami audiowizualnymi, drukarniami i biurami podróży. Określ, jak radzić sobie z marketingiem, rejestracjami, sponsorami, odznakami, zameldowaniami, stoiskami targowymi, torbami na prezenty, książkami programowymi i stronami internetowymi. Wysyłaj zapytania ofertowe dla zewnętrznych dostawców, takich jak ośrodki wypoczynkowe, firmy cateringowe, pola golfowe i biura podróży. Połącz żądaną listę dostawców i koszty.
Napisz propozycję
Przygotuj dokument, który pokaże Twojej komisji lub zespołowi konwencji swój plan konwencji. Podaj zrozumienie celów organizacji i sposobu, w jaki planujesz osiągnąć te cele. Podaj porządek obrad ze szczegółowym rozkładem dnia. Przedstaw pełny budżet. Wyjaśnij, dlaczego wybrałeś tematykę, lokalizację, tematy seminaryjne, głośniki i zajęcia towarzyskie. Uzasadnij swoje prognozy obecności, wydatków i dochodów na podstawie Twoich badań.
