Kiedy dokonywana jest sprzedaż, chyba że klient natychmiast zapłaci za produkt lub usługę, zakup jest ustalany jako należności, które klient jest winien. Należności są kupujący pieniądze zawdzięcza spółkę i to jest w bilansie jako bieżący kapitał.
Nagrywanie należności
Warunki płatności dla klienta są rejestrowane, zwykle w zautomatyzowanym systemie wierzytelności. W przypadku większości firm warunki są standardowe. Jednym wspólnym standardem jest "netto 30 dni", co oznacza, że całkowita zaległa płatność ma nastąpić za 30 dni. Większość warunków obejmuje opłatę za zwłokę, jeśli faktura nie zostanie zapłacona w terminie. Opłaty za późne płatności mogą stanowić procent należnej kwoty lub opłatę za spóźnioną opłatę za mieszkanie lub ich połączenie.
Fakturowanie
W oparciu o warunki dla klienta A / R, faktura jest tworzona i wysyłana do klienta. Faktury są wysyłane do klienta przed terminem płatności, aby dać klientowi czas na dokonanie płatności. Wiele firm drukuje i wysyła faktury tygodniowo.
Wniosek o płatność
Po otrzymaniu płatności są one rejestrowane i wprowadzane do automatycznego systemu lub rejestrowane ręcznie na arkuszu księgi. Płatności są naliczane w odniesieniu do całkowitej kwoty, którą klient jest winien, odliczone od kwoty należnej i obliczone w celu wykazania pozostałego salda.
Zaległe płatności i raportowanie
W przypadku płatności, które nie zostały zrealizowane po terminie, klienci otrzymają zaległe płatności.
Aby zapewnić zarządzanie należnościami z tytułu rachunków z informacjami o kwotach należnych i nieopłaconych, tworzony jest "stary" raport o należnościach. Raport "w wieku" pokazuje sumę dolarów należnych według zakresu dat. Na przykład raport pokazuje kwotę w wysokości 30 dni przeterminowanych, 60 dni przeterminowania i 90 dni przeterminowania.
Osoba odpowiedzialna za prognozowanie przepływu gotówki w przedsiębiorstwie korzysta z raportu Należności i informacji o płatnościach, aby pokazać zebrane pieniądze i kiedy należy dokonać dodatkowej płatności. Ta informacja służy do określenia funduszy dostępnych do prowadzenia działalności i czy potrzebne są dodatkowe środki ze źródeł finansowych, takich jak banki dla pożyczek krótkoterminowych.
Kolekcje
Należności przeterminowane są monitorowane przez Departament Wierzytelności (dla mniejszych firm) lub Departament Zbiorów. Menedżer ds. Windykacji przegląda zaległe pieniądze i aktywność kolekcjonerów, na przykład liczbę wykonanych połączeń i pobraną kwotę.
Działania związane z kolekcjami mogą być zlecone agencji windykacyjnej, jeśli firma zdecyduje się nie robić ich w domu. Jeśli zbiórki wewnętrzne nie przyniosą rezultatów, nierozliczone produkty można zlecić na zewnątrz.
