Każdy miał kiepską obsługę klienta i w dzisiejszych czasach oczekujemy więcej za nasze pieniądze. Jeśli napiszesz poprawnie sformułowaną literę do właściwej osoby, aby wyjaśnić, co się stało, możesz otrzymać zwrot pieniędzy lub wymianę, w zależności od problemu.
Zbierz fakty. Jeśli masz paragon z zakupu, masz to przed sobą. Upewnij się, że znasz datę i godzinę incydentu, a także nazwę odpowiedzialnego pracownika, jeśli to możliwe.
Najpierw wypisz swoje skargi. Czasami po doświadczeniach z kiepską obsługą klienta możesz być zły i nie myśleć racjonalnie. Bazgrołuj to wszystko najpierw i wyciągnij to z systemu!
Dowiedz się, do kogo adresować ten list. Jeśli pracownik traktował Cię źle, dowiedz się, kto jest kierownikiem sklepu. Szybki przegląd online lub krótka rozmowa telefoniczna ułatwią ci znalezienie tej informacji. Jeśli był to menedżer, musisz dowiedzieć się, kto jest właścicielem lub menedżerem regionalnym, aby otrzymać list we właściwych rękach. Wiele większych firm ma formularz, który można wypełnić on-line, ale te prawie nigdy nie otrzymują odpowiedzi. Lepiej napisać i wysłać własny list.
Zacznij pisać swój list. W pierwszym akapicie spróbuj wymienić coś dobrego na temat firmy lub doświadczenia. Jeśli wcześniej robiłeś zakupy bez problemu, powiedz im to. Dodanie pozytywnych komentarzy pomoże w ogólnej tonacji listu.
W poniższym paragrafie wyjaśnij sytuację. Podaj datę, godzinę i nazwisko pracownika oraz szczegółowe informacje o tym, co poszło nie tak i dlaczego było to dla ciebie nie do przyjęcia.
Po liście skarg dodaj akapit, o który prosisz, aby wszystko naprawić. Jeśli poszedłeś zjeść i jedzenie było okropne, poproś o darmowy posiłek, abyś mógł dać swojej restauracji kolejną szansę. Jeśli produkt był złomowany, poproś o zwrot pieniędzy, aby móc kupić lepszy produkt w innym miejscu. Jeśli właśnie piszesz, aby uświadomić im złą sytuację, powiedz im to.
Zamknij swój list, ponownie stwierdzając coś pozytywnego na temat firmy lub usługi.
Podpisz swój list i dodaj swoje imię i nazwisko, adres i numer telefonu pod swoim podpisem, aby menedżer / właściciel mógł się z Tobą skontaktować.
Najlepszym sposobem, aby ten list trafił w odpowiednie ręce, jest wręczenie go, jeśli to w ogóle możliwe. Jeśli sytuacja miała miejsce lokalnie, wejdź do sklepu i poproś o rozmowę z osobą, do której skierowałeś ten list. Zapewni to znacznie szybsze rezultaty. Możesz wytłumaczyć literę tam i tam lub możesz po prostu przekazać je i odejść.
Jeśli dostarczenie ręki nie jest możliwe, wyślij list.
Daj menedżerowi tydzień lub mniej, aby się z tobą skontaktować. Jeśli po upływie tego czasu nic nie usłyszysz, zadzwoń do nich i zapytaj, czy otrzymałeś list. Często pracują nad planem utrzymania klienta jako klienta, a czasami zajmuje to więcej niż kilka dni.
Jeśli firma robi wszystko, co w jej mocy, aby wszystko naprawić, powiedz to ludziom. Dobra obsługa klienta zasługuje na rozpowszechnienie ustnie!
Wskazówki
-
Nie pisz tego listu, kiedy wciąż jesteś zły. Daj sobie kilka dni na uspokojenie, jeśli to konieczne.
