Jeśli jesteś właścicielem firmy, musisz mieć możliwość zakupu materiałów na kredyt. Jedynym sposobem na to jest złożenie zamówienia, które wskazuje, kto zatwierdza zakup. Bez zamówienia zakupu ryzykujesz zmniejszenie przepływu środków pieniężnych lub zwiększenie zadłużenia, ponieważ będziesz musiał dokonać zakupu gotówką lub kredytem. Utworzenie zamówienia zakupu pozwala zapłacić w ciągu 90 dni. Ta elastyczność pomaga Ci utrzymać ciągłość w biznesie.
Otwórz nowy dokument za pomocą preferowanego oprogramowania do edycji dokumentów. MS Word, MS Excel, Accounting Peach Tree lub Quickbook zawierają narzędzia do tworzenia zamówień zakupu. Jeśli chcesz skorzystać z bezpłatnej opcji, Dokumenty Google umożliwiają korzystanie z internetowego edytora tekstu, a Open Office.org oferuje bezpłatne alternatywy dla produktów MS Office.
Wpisz nazwę firmy, adres, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail w lewym górnym rogu dokumentu. Jeśli posiadasz logo, zaimportuj je i umieść na lewo od nazwy firmy i adresu. W dolnej części pod informacjami adresowymi podaj swój numer podatku od sprzedaży detalicznej, aby uzyskać jakość zwolnienia z podatku od sprzedaży w przypadku niektórych rodzajów materiałów biznesowych.
Utwórz miejsce na numer zamówienia zakupu, wpisując "Zamówienie zakupu" **** ____ "w górnej środkowej części dokumentu. Gdy użyjesz zamówienia zakupu do zakupu towarów, przypisz numer w tym miejscu, aby wyglądał on jak" Zamówienie zakupu 00012. Jeśli pracujesz w Quickbook lub Peach Tree, oprogramowanie automatycznie przydzieli kolejny numer.
Utwórz sekcję "Termin płatności" w prawym górnym rogu dokumentu. Ustaw czcionkę dla tej informacji na 20 lub 22 punkty, aby sprzedawca wiedział, kiedy będzie potrzebna dostawa.
Utwórz indywidualne kolumny dla każdego szczegółu produktu, który chcesz kupić. Wspólne kolumny zawierają datę, ilość, opis przedmiotu i cenę produktu. Niektórzy dostawcy wymagają jednak dodatkowych informacji, takich jak numer UPC lub numer katalogowy. Utwórz trzy kolumny "różne", aby uwzględnić unikalne identyfikatory produktów.
Utwórz pod sumą częściową, podatkową i całkowitą przestrzeń pod kolumnami, które łączą cały zakup.
Utwórz sekcję "Instrukcje dotyczące dostawy" w dolnej części strony, która powinna zawierać miejsce na adres dostawy (jeśli jest inny niż adres firmy) i specjalne instrukcje dotyczące miejsca, w którym kierowca dostarczający powinien zabrać produkty.
Utwórz linię podpisu dla podpisu autoryzowanego sygnatariusza. Możesz poprosić osobę o podpisanie każdego zamówienia, ale wiele programów do edycji tekstu pozwoli Ci zaimportować podpis graficzny i umieścić go w dokumencie.
Na samym dole formularza podaj warunki zakupu, takie jak akceptacja dostawy, uszkodzone towary, wymagania dotyczące faktury i warunki płatności.
