Nie byłbyś pierwszym zawodowym profesjonalistą, który zastanawiał się, jak najlepiej sobie radzić z poufną transmisją faksów. Oznacz to jako "poufne" i możesz nieświadomie zaprosić ciekawość i inwazję czyjejś prywatności. Pomiń to, a konsekwencje mogą być jeszcze gorsze. Rozwiąż oba problemy, oznaczając faksem faks jako "poufny" na karcie okładki faksu. Następnie włóż zęby do ostrzeżenia o usunięciu wzroku, pisząc w dolnej części arkusza wiadomość z tajną stopką.
Utwórz nowy dokument w edytorze tekstu z 1-calowymi marginesami. Wstaw logo firmy, jeśli dotyczy, u góry strony.
Wyśrodkuj słowo "Poufne" pogrubioną czcionką u góry strony. Zamień litery na podkreślenia. Pod spodem i wyśrodkowane umieść słowa "Faks", "Arkusz okładki faksu" lub "Transmisja faksu", aby szybko je rozpoznać.
Wpisz "Date:" "Time:" i "Number of pages, including cover sheet:" po lewej stronie arkusza okładki. Spacja dwukrotnie i napisz "Adresat:" "Numer faksu:" i "Numer telefonu:" w osobnych wierszach. Spacja dwukrotnie i napisz: "Nadawca:" "Numer faksu:" i "Numer telefonu:" w osobnych wierszach. Łącznie z numerami faksów i telefonów to sprytny sposób na zabezpieczenie swoich baz, zwłaszcza gdy faks zostanie zgubiony, zgubiony lub nigdy nie dotrze. Jeśli numer jest nieprawidłowy lub transponowane są dwie liczby, możesz poprawić błąd w przyszłych transmisjach faksu.
Spersonalizuj swój arkusz okładki faksu, dostosowując go do potrzeb Twojej firmy. Na przykład, jeśli regularnie wysyłasz faksy do tej samej osoby lub działu, możesz utworzyć skrzynkę z nagłówkiem "Informacje o trasie" lub "Następne kroki". Możesz też pozostawić otwarte opcje, tworząc sekcję "Komentarze", abyś mógł ręcznie -pisz notatkę lub instrukcje, takie jak: "Proszę o telefon natychmiast, aby zweryfikować odebranie tego faksu."
Napisz wiadomość stopki u dołu strony tytułowej faksu. Podobnie jak w przypadku poufnego ostrzeżenia, które widzisz na niektórych e-mailach, ta wiadomość powinna przekazać, że faks: jest poufny; jest przeznaczony tylko dla adresata; i zawiera informacje, których "ujawnienie, kopiowanie, wykorzystanie lub rozpowszechnianie" jest zabronione. Powinien również zażądać od nadawcy powiadomienia o błędnym pokwitowaniu - kolejny dobry powód, aby podać numer telefonu u góry strony tytułowej faksu.
