Formularz IRS 941 jest kwartalnym deklaracją podatkową dla pracodawców. Wszyscy pracodawcy muszą odprowadzać podatki federalne od odszkodowań pracowniczych. Podatki te obejmują federalny podatek dochodowy, podatek Social Security i podatek Medicare. Te płatności pracodawcy są zapisywane na podatkach pracowników i zgłaszane do nich (jak również do IRS) na roczne W-2. Pracodawcy muszą także płacić część podatków z tytułu ubezpieczeń społecznych i podatków, które nie są pobierane od pracowników. Formularz IRS 941 jest narzędziem do zgłaszania i płacenia tych podatków na rzecz rządu.
Kto musi złożyć plik?
Pracodawcy, którzy pobierają podatki zgodnie z wymogami ustawowymi, muszą wypełnić Formularz IRS 941. Określone kwoty podane przez pracodawcę w tym formularzu obejmują: wszystkie zapłacone przez Ciebie wynagrodzenie; federalny podatek dochodowy, który zatrzymałeś w imieniu pracowników; zarówno twoi pracownicy, jak i twoja część podatków z Ubezpieczeń Społecznych i Medicare; wszelkie korekty podatków z Social Security i Medicare obowiązujące w danym kwartale za ułamki centów, zasiłek chorobowy, napiwki i grupowe ubezpieczenie na życie; zaliczki na zaawansowany podatek dochodowy (EIC); oraz kredyt na płatności z tytułu premii COBRA.
Formularz IRS 941 nie powinien być wykorzystywany do raportowania potrąceń z zaliczek na podatek dochodowy lub potrącenia podatku dochodowego w przypadku płatności pozapłacowych. Takie płatności obejmują takie rzeczy jak emerytury, renty i wygrane w grach hazardowych. Kwoty te są zgłaszane zamiast w formularzu IRS 945, który jest rocznym, a nie kwartalnym raportem dla rządu federalnego.
Wyjątki
Istnieje kilka wyjątków. Pracodawcy nie muszą składać formularza IRS 941 dla pracowników sezonowych. Na przykład w kwartałach, w których nie płaci się wynagrodzenia, nie ponosisz żadnych zobowiązań podatkowych, więc nie musisz składać wniosku. Musisz jednak zgłosić się do rządu, jeśli istnieje jeden lub więcej kwartałów, za które jesteś zwolniony za każdym razem, gdy składasz Formularz 941. Zgłoszono to w wierszu 19.
Pracodawcy pracowników gospodarstw domowych są zwykle zwolnieni z obowiązku złożenia formularza IRS 941; jednak informacje dotyczące tych pracowników muszą być zgłaszane na formularzu 1040, w wykazie H, "Podatki na gospodarstwo domowe".
Wreszcie, pracodawcy pracowników gospodarstw rolnych nie zgłaszają się na temat IRS 941. Zamiast tego są zobowiązani złożyć formularz 943 "Roczny zwrot pracodawców dla pracowników rolnych".
Sprzedaż, przenoszenie lub zamknięcie firmy
Kiedy sprzedajesz lub przenosisz swoją firmę, zarówno Ty, jak i nowy właściciel, musisz złożyć IRS Formularz 941 za kwartał, w którym nastąpiła sprzedaż lub przelew. Należy jednak zgłaszać tylko płace i podatki zapłacone przed transakcją. Podobnie nowy właściciel powinien zgłosić tylko swój udział. Jeśli zmienisz typ działalności z jednego na inny (na przykład z firmy jednoosobowej na spółkę lub korporację), uważa się, że jest to przelew i należy postępować w ten sam sposób. Jeśli połączysz swoją firmę, firma, która będzie kontynuować działalność, musi złożyć deklarację za kwartał, w którym nastąpiło połączenie, a druga firma powinna zamiast tego złożyć ostateczny zwrot. Musisz złożyć ostateczny zwrot, jeśli zamkniesz firmę lub przestaniesz płacić. Będziesz musiał poinformować IRS, że jest to ostateczny zwrot i możesz to zrobić w linii 18 formularza 941. Dodatkowo, musisz zgłosić rządowi nazwę osoby utrzymującej rekordy płac i miejsce, w którym są przechowywane.
Kiedy musisz złożyć plik IRS 941
Formularz IRS 941 jest raportem kwartalnym, co oznacza, że jest składany co trzy miesiące. Wszyscy pracodawcy są w tym samym kwartalnym harmonogramie płatności, a Ty musisz złożyć swój pierwszy IRS 941 pod koniec pierwszego kwartału, w którym zapłaciłeś wynagrodzenie. Jeśli, na przykład, zapłaciłeś pierwsze wynagrodzenie w lutym, byłbyś odpowiedzialny za złożenie IRS 941 za ten kwartał.
Formularz jest płatny ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Pierwszy kwartał kończy się 31 marca, więc musisz złożyć wniosek do 30 kwietnia. Pozostałe terminy to 31 lipca (drugi kwartał kończący się 30 czerwca), 31 października (trzeci kwartał kończący się 30 września) i 31 stycznia (czwarty kwartał kończący się 31 grudnia).
Jeśli dokonasz terminowych płatności podatków należnych w danym kwartale, Urząd Skarbowy udzieli 10-dniowego przedłużenia na datę wymagalności formularza 941. Podobnie jak w przypadku zwykłego formularza 1040 dla podatków osobistych, oznaczona data decyduje o terminowości zgłoszenia.
Deponowanie podatków
Chociaż formularz 941 jest tylko ze względu na IRS co kwartał, musisz płacić podatki znacznie częściej, a harmonogram płatności nie zależy od harmonogramu płac. Istnieją dwa rodzaje harmonogramów płatności, a harmonogram zależy od całkowitego zobowiązania podatkowego. Pamiętaj, że obejmuje to Social Security, Medicare i wstrzymane federalny podatek dochodowy. Twoja odpowiedzialność jest określona przez twoje zgłoszenie na formularzu 941 za okres czterech kwartałów "look-back". Okres ten trwa od 1 lipca (dwa lata wcześniej) do 30 czerwca ubiegłego roku.
Przed rozpoczęciem każdego roku kalendarzowego należy ustalić harmonogram płatności. Jeśli zapłaciłeś 50 000 USD lub mniej podatków podczas okresu "spojrzenia wstecz", jesteś płatnikiem depozytu miesięcznego. Jeśli twoje zobowiązanie podatkowe za ten okres przekroczy 50 000 USD, jesteś wpłacającym co pół roku depozytariuszem.
Jeśli całkowite zobowiązanie podatkowe za kwartał (po odpowiednich dostosowaniach) jest niższe niż 2500 USD, nie musisz wstępnie deponować środków. Zamiast tego należy dokonać terminowej płatności przy wypełnianiu formularza IRS 941. Jeśli kwartalne zobowiązanie podatkowe przekracza 2500 USD, należy dokonać wpłaty zgodnie z harmonogramem (co miesiąc lub co dwa tygodnie). Depozyty mogą być dokonywane w instytucjach finansowych, które są uprawnione do ich akceptowania lub za pośrednictwem Elektronicznego Federalnego Systemu Opodatkowania Podatkowego (EFTPS).
Kary i odsetki
Kary i odsetki są naliczane za zwłokę w spłacie podatku, jak również za późno złożone deklaracje zgodnie z prawem. Aby uniknąć kar i odsetek, wykonaj następujące czynności: wpłaty podatków w dniu lub przed terminem płatności, w razie potrzeby za pomocą EFTPS; złożyć swój pełny i dokładny Formularz 941 na czas; dokładnie zgłaszasz swoje zobowiązanie podatkowe; przedłożyć prawidłową kontrolę płatności podatku; dostarczaj swoim pracownikom dokładne formularze W-2; pliki formularze W-3 i Kopie A z W-2 do Social Security Administration w sposób terminowy i dokładny. Dobrym pomysłem jest regularne sprawdzanie strony internetowej IRS w celu uzyskania aktualnych informacji, ponieważ prawo podatkowe ciągle się zmienia, a od formularza IRS 941 jest składanie kwartalne.
