Utrzymywanie prawidłowej etykiety biznesowej jest ważne dla sekretarek, którzy często są pierwszymi klientami lub klientami firmy lub kierownictwem. Praktykowanie kilku wspólnych zasad etykiety biznesowej może pomóc sekretarce stworzyć najbardziej pozytywne wrażenie jej szefa i firmy.
Postępek
Profesjonalne zachowanie jest konieczne w pracy lub podczas reprezentowania szefa lub firmy przy wykonywaniu funkcji. Bardzo często klienci lub inni profesjonaliści zrównują poziom profesjonalizmu z jej sekretarzem, jeśli nie ma dyrektora wykonawczego. Zawsze odpowiadaj na telefon, korzystając z uprzejmego powitania biznesowego. Przywitaj odwiedzających z uśmiechem i bądź uprzejmy. Nie bądź emocjonalnie ani łatwo wkurzony. Utrzymuj uprzejmą, pełną szacunku postawę przez cały czas.
Sukienka
Wiele firm ma firmowy ubiór odzieżowy, który jest ściśle egzekwowany. Nawet jeśli Twoja firma nie zapewnia takiego kodu ubioru, zawsze powinieneś wyglądać na czystego i dobrze ułożonego. Nie noś ciasnych lub odsłaniających ubrań. Upewnij się, że wszystkie kombinezony i koszule są czyste i odpowiednio wyprasowane. Nie noś krótkich spódnic. Twoje buty powinny pasować do środowiska pracy - bez adidasów i klapek - i być wygodne w pracy. Jeśli pracujesz w środowisku przemysłowym, możesz być zmuszony do noszenia płaskich, zamkniętych butów.
Formalny adres
Sekretarz powinien zawsze formalnie zwracać się do przełożonych. To okazuje szacunek swoim przełożonym i pomaga utrzymać profesjonalne środowisko pracy. Powstrzymaj się od używania imienia swojego szefa, gdy jesteś w przestrzeni publicznej lub w środowisku spotkań. Zawsze używaj "Mr." lub "Pani" podczas zwracania się do innych kierowników firmy. Jeśli twój szef zażąda bardziej swobodnego adresu, na przykład używając swojego imienia lub pseudonimu, używaj go tylko w bardziej prywatnym lub nieformalnym otoczeniu, na przykład w jego osobistym biurze bez obecności innych przełożonych.
Organizacja
Jedną z najważniejszych funkcji sekretarza jest utrzymanie organizacji. Dla celów etykiety biznesowej utrzymuj czystą, uporządkowaną przestrzeń roboczą. Unikaj bałaganu na biurku lub w miejscu pracy. Jeśli pracujesz w miejscu, w którym klienci lub inni kierownicy mogą zostać poproszeni o poczekanie na spotkanie, upewnij się, że obszar ten jest również zorganizowany. Nie pozostawiaj osobistych przedmiotów lub czasopism rozproszonych po całym obszarze roboczym. Przechowuj wszystkie poufne pliki i przedmioty osobiste poza zasięgiem wzroku zwiedzających.
