Systemy magazynowe zawierają szczegółowe zapisy dotyczące produktów, ilości i lokalizacji magazynowych aktywów firmy. Podstawowym celem systemu inwentaryzacji jest prowadzenie dokładnego rejestru zapasów. Przyczyny utrzymywania dokładnych rejestrów inwentaryzacji obejmują rachunkowość finansową, realizację zamówienia klienta, uzupełnianie zapasów i utrzymywanie możliwości zlokalizowania określonego przedmiotu.
Zapasy w bilansie
Podstawowym powodem utrzymania systemu inwentaryzacji jest prowadzenie dokładnych rejestrów aktywów firmy. Dla każdej firmy zapasy stanowią inwestycję. Saldo tej inwestycji wykazuje się w bilansie. Aby zachować zgodność z rządowymi standardami dotyczącymi dokładności sprawozdawczości finansowej, firmy są zobowiązane do zapewnienia, aby salda zapasów wykazane w bilansie odzwierciedlały prawdziwą wartość produktów na stanie.
Dokładność zapasów dla uzupełniania zapasów
Prowadząc dokładny rejestr zapasów, system uzupełniania zapasów w sklepie utrzyma pożądany poziom zapasów. Ponieważ buty są kupowane i skanowane z magazynu, system uzupełniania zapasów umieszcza ponowne składowanie zamówień z centrum dystrybucji. Kiedy inwentaryzacja nie jest dokładna, system magazynowy może błędnie sądzić, że zapasy są dostępne. Taka niedokładność inwentarza powoduje, że system kontroli zapasów nie zamawia ponownie potrzebnych materiałów i może spowodować wyprzedaże i utratę sprzedaży.
Zapasy wspierające sprzedaż
Firmy inwestują w zapasy, aby produkt był łatwo dostępny, aby spełnić wymagania klientów. Wyobraź sobie zakupy w sklepie obuwniczym, który nie ma butów w magazynie. Klienci opuszczają sklep, sprzedaż spadnie, a sklep się zamknie. Dzięki właściwej konserwacji systemu magazynowego sklep przechowuje dokładne zapisy inwentaryzacyjne, które z kolei utrzymują półki w magazynie z najnowszymi stylami i rozmiarami, których potrzebują klienci. Aby upewnić się, że system inwentaryzacji jest dokładny, personel musi prawidłowo przeprowadzać transakcje dotyczące wszystkich przychodów z inwentarza, zwrotów i sprzedaży w systemie inwentaryzacji.
Lokalizowanie zapasów
Utrzymywanie dokładnych lokalizacji inwentaryzacji w systemie inwentaryzacji pozwala pracownikom szybko przejść do określonego magazynu, aby znaleźć potrzebny produkt. Wyobraź sobie, że na zapleczu sklepu obuwniczego jest 10 000 par butów. Jeśli inwentarz nie jest przechowywany i rozliczany dokładnie, w jaki sposób pracownik może znaleźć określony styl i rozmiar buta dla klienta? Organizowanie i utrzymywanie dokładnych rejestrów produktu, ilości dostępnej i lokalizacji przechowywania umożliwia pracownikom szybki dostęp do zasobów.
