Przedsiębiorstwa ustalają procedury zakupowe, aby upewnić się, że zakupy są w najlepszym interesie firmy i że pieniądze są wydawane efektywnie. Procedury te obejmują wszystko, od drobnych zakupów od jednego dostawcy po rozległe procesy przetargowe. W procesie przetargowym menedżer ds. Zakupów wybiera najlepszą ofertę z listy ofert dostawców, w oparciu o koszty, niezawodność i ramy czasowe odbioru towarów.
Podręczna gotówka
Firmy ustalają limit drobnych zakupów gotówkowych, takich jak 25 USD lub 100 USD. Pracownik dokonujący zakupu z drobną gotówką często robi to za własne pieniądze. Przechowuje paragon i przesyła formularz swojemu przełożonemu lub działowi płac, który zawiera koszt przedmiotu, w tym podatek, przyczynę zakupu, datę i dostawcę. Następnie otrzymuje zwrot za zakup od drobnego funduszu gotówkowego.
Otwarty rynek
Zakupy na otwartym rynku nie wymagają procesów przetargowych, ale często wymagają zatwierdzenia działu zakupów, ponieważ cena towarów jest powyżej limitu gotówkowego. Wnioskodawca składa wniosek o towary, czasami wymieniając określonego sprzedawcę, a jeśli wniosek jest zatwierdzony, dokonuje zakupu bezpośrednio od dostawcy. Może robić zakupy i otrzymywać ustne oferty cenowe od sprzedawców, ale nie musi i może sama wybrać sprzedawcę.
Requester Licytacja
Firma ustala limit zakupów, aby określić, kiedy wnioskodawca będzie obsługiwał większość procesu składania ofert i kiedy będzie działał dział zakupów. Jeśli koszt towarów jest poniżej tego limitu, a proces licytacji jest konieczny, wnioskodawca zestawia listę ofert od dostawców i składa oferty do działu zakupów, który wybiera dostawcę z najlepszą ofertą. Proces składania ofert przez wnioskodawcę może obejmować ramy czasowe dla akceptacji ofert.
Dział Zakupów Licytacja
Kiedy koszt towarów lub usług przekracza limit zakupów, dział zakupów obsługuje większość procesu licytacji zakupu, z pomocą wnioskodawcy. Wnioskodawca wyjaśnia, dlaczego potrzebuje towarów, a dział zakupów pozyskuje oferty od dostawców na określoną liczbę dni. Po upływie tego czasu dział zakupów wybiera dostawcę z najlepszą ofertą.
