Śledzenie przepływów pieniężnych, fakturowanie i linie kredytowe odnoszą się do księgowości. Księgowi muszą rozwiązywać rozbieżności występujące na rachunkach firm i ułatwiać komunikację finansową między innymi członkami personelu, aby zapewnić pełną i dokładną informację kierowaną do księgi głównej firmy. Chociaż istnieją pewne oczywiste zalety prowadzenia ksiąg rachunkowych, praktyka ta ma wady, które mogą wpływać na wydajność firmy i rentowność.
Obowiązek wynikający z prawa
Jedną z zalet księgowości jest to, że spełniasz prawny obowiązek utrzymywania raportów finansowych dla swojej firmy. Firmy nie mogą zgodnie z prawem działać pod "stołem". Musisz śledzić i dokumentować dochody i wydatki, aby co roku płacić odpowiednie podatki. Brak prowadzenia ksiąg firmowych może skutkować nałożeniem kary rządowej, jeśli zostaniesz poddany audytowi i poproszony o przedstawienie dowodów na transakcje biznesowe Twojej firmy.
Odpowiedzialność i przejrzystość
Kolejną zaletą księgowości jest odpowiedzialność i przejrzystość. Prowadzenie księgowości tworzy rozliczalność z klientami, ponieważ możesz sprawdzić poprzednie transakcje, aby zweryfikować ceny lub dokonane płatności. Stwarza także odpowiedzialność przed partnerami biznesowymi, ponieważ upoważnieni partnerzy mogą uzyskać dostęp do książek firmowych w celu dokonania przeglądu przychodów i wydatków lub do skanowania w poszukiwaniu sygnałów, które są wykorzystywane lub raportowane w niewłaściwy sposób. Prowadzenie księgowości zapewnia większą przejrzystość; firmy mogą otwierać swoje książki wśród potencjalnych inwestorów zainteresowanych dokumentowaniem kondycji finansowej firmy.
Dane
Prowadzenie księgowości tworzy twarde dane, które właściciele firm mogą wykorzystać do podejmowania świadomych decyzji dotyczących poszerzania, przycinania kosztów lub zaciągania dodatkowych linii kredytowych. Zamiast uogólniać, subiektywne opinie o tym, czy firma "radzi sobie dobrze" lub "spowalniać", odpowiednie strony mogą wskazywać tendencje wzrostowe lub spadkowe, korzystając z przykładowych rozwiązań i śledzenia zysku. Dane z księgowości można wykorzystać do uzasadnienia zamknięcia lokalizacji sklepu, zatrudnienia dodatkowego pracownika lub rozszerzenia w celu uwzględnienia dodatkowych produktów.
Czas
Wadą związaną z księgowością jest czas. Zbieranie zapisów finansowych, badanie rozbieżności w księgach i śledzenie błędów może zająć nawet godziny, nawet przy użyciu zautomatyzowanego oprogramowania komputerowego. Potrzeba czasu, aby utrzymać książki, dodając nowe informacje, a także zajmuje czas, aby skutecznie analizować zapisy księgowe w celu podejmowania decyzji finansowych.
Koszt
Koszt to kolejna wada związana z księgowaniem. Wynajęcie zewnętrznej usługi księgowej może być kosztowne dla mniejszych firm, chociaż może być tańsze niż zatrudnienie wyznaczonego pełnoetatowego księgowego. Zakup oprogramowania księgowego dla Twojej firmy może być również kosztowne, zwłaszcza, że trzeba je zaktualizować i zastąpić, gdy będą dostępne nowsze wersje.
Niedokładności
Inną wadą księgowości są niedokładności. Przypadkowe niedokładności mogą powodować utratę czasu i pieniędzy, ponieważ muszą zostać zidentyfikowane i poprawione. Umyślne niedokładności od niegodnych zaufania pracowników lub partnerów biznesowych mogą prowadzić do "gotowych książek", które mogą być postrzegane przez rząd jako oszustwo biznesowe lub uchylanie się od opodatkowania. Zatrudnienie audytora do przejrzenia zapisów księgowych może pomóc zidentyfikować te problemy.
